Regulamin Serwisu Administy.pl

§ 1. Definicje

1. Użyte w Regulaminie pojęcia oznaczają:

a) Administy / Usługodawca – Administy spółka z ograniczoną odpowiedzialnością z siedzibą w Radomiu (26-600), ul. Kazimierza Pułaskiego 6/10, KRS 0001148259, NIP 7963034226, REGON 540604168.

b) Platforma – serwis SaaS dostępny pod domeną administy.pl, świadczący usługi zarządzania finansami, fakturowania, windykacji, controllingu i analizy danych dla podmiotów B2B.

c) Klient – podmiot prowadzący działalność gospodarczą (spółka prawa handlowego, JDG) korzystający z Platformy na podstawie niniejszego Regulaminu. Platforma nie jest przeznaczona dla konsumentów w rozumieniu art. 22(1) KC.

d) Konto – indywidualne konto Klienta w Platformie, umożliwiające dostęp do zakupionych Modułów.

e) Moduł – samodzielny komponent funkcjonalny Platformy (np. moduł fakturowania, windykacji, controllingu, AI Asystent).

f) Moduł AI / Asystent AI – opcjonalny komponent Platformy korzystający z zewnętrznych modeli językowych (LLM) w celu analizy danych finansowych i generowania rekomendacji. Korzystanie z Modułu AI jest dobrowolne; Klient może używać Platformy bez jego aktywacji.

g) Dane Klienta – wszelkie dane wprowadzone lub importowane przez Klienta lub w jego imieniu do Platformy, stanowiące własność Klienta.

h) Systemy Partnerskie – zewnętrzne systemy i serwisy, z którymi Platforma oferuje integracje (m.in. SaldeoSMART, inFakt, Fakturownia, systemy bankowe poprzez EasyCheck AISP, KSeF).

i) Konto Nieaktywne – Konto, na którym przez co najmniej 12 kolejnych miesięcy nie odnotowano aktywności logowania ani korzystania z Usług.

j) RODO – Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r.

k) UPPDO – Umowa Powierzenia Przetwarzania Danych Osobowych zawarta między Administy a Klientem.

§ 2. Postanowienia ogólne

1. Niniejszy Regulamin określa zasady świadczenia usług przez Administy na rzecz Klientów za pośrednictwem Platformy.

2. Klient oświadcza, że korzysta z Platformy wyłącznie w związku z prowadzoną działalnością gospodarczą. Platforma nie jest przeznaczona dla osób fizycznych działających poza sferą działalności gospodarczej lub zawodowej.

3. Administy nie świadczy usług doradztwa finansowego, prawnego, podatkowego ani księgowego. Wszelkie analizy, raporty i rekomendacje generowane przez Platformę (w tym przez Moduł AI) mają charakter wyłącznie informacyjny i nie stanowią porady profesjonalnej.

4. Regulamin dostępny jest na stronie www.administy.pl. Administy przechowuje archiwalne wersje Regulaminu dostępne na wniosek Klienta.

§ 3. Rejestracja i Konto

1. Korzystanie z Platformy wymaga założenia Konta poprzez formularz rejestracyjny i zaakceptowania Regulaminu oraz UPPDO. Akceptacja następuje przez zaznaczenie dedykowanych pól (checkbox) podczas rejestracji.

2. Klient jest obowiązany podać prawdziwe dane firmy. Podanie danych nieprawdziwych lub wprowadzających w błąd uprawnia Administy do natychmiastowego wypowiedzenia dostępu.

3. Klient ponosi odpowiedzialność za ochronę danych dostępowych do Konta oraz za wszelkie działania podejmowane przy jego użyciu.

4. Administy prowadzi logi dostępu (data, godzina, adres IP, użytkownik). Logi przechowywane są przez 12 miesięcy.

§ 4. Zakres Usług

1. Platforma udostępnia Klientowi następujące Moduły: fakturowanie, windykacja należności, controlling finansowy, analiza płatności (ADD, DSO, ASN, HSN), integracje z Systemami Partnerskimi, Asystent AI (moduł opcjonalny) oraz inne moduły opisane w dokumentacji Platformy.

2. Aktywacja Modułu AI jest dobrowolna i wymaga osobnej akceptacji warunków dotyczących przesyłania danych do zewnętrznych dostawców modeli językowych (§ 8). Klient może korzystać z wszystkich pozostałych modułów Platformy bez aktywowania Modułu AI.

3. Administy świadczy usługi hostingowe (infrastruktura aplikacji i baza danych) za pośrednictwem OVH z serwerami zlokalizowanymi w Europejskim Obszarze Gospodarczym. Przechowywanie plików (faktury, załączniki, dokumenty, zdjęcia) realizowane jest za pośrednictwem DigitalOcean Spaces, region Frankfurt (fra1, Niemcy, UE). Żaden z tych dostawców nie przetwarza danych poza EOG.

4. Integracja z Krajowym Systemem e-Faktur (KSeF) ma charakter wyłącznie techniczny. Administy nie działa jako przedstawiciel fiskalny ani pełnomocnik Klienta w rozumieniu przepisów podatkowych; Klient pozostaje jedynym podmiotem odpowiedzialnym za prawidłowość dokumentów przesyłanych za pośrednictwem KSeF.

5. Dostępność Systemów Partnerskich uzależniona jest od ich właścicieli i może ulec zmianie bez uprzedniego powiadomienia ze strony Administy. Administy nie ponosi odpowiedzialności za przestoje, zmiany API ani ograniczenia funkcjonalności Systemów Partnerskich.

6. Administy dąży do zapewnienia dostępności Platformy na poziomie 99% w skali miesiąca. Planowane przerwy techniczne są ogłaszane co najmniej 24 godziny z wyprzedzeniem. Nieplanowane przerwy niezwłocznie komunikowane są na stronie statusowej oraz e-mailem do Klientów. Deklaracja dostępności stanowi cel operacyjny; szczegółowe warunki SLA dla planów płatnych określone zostaną w odrębnym dokumencie.

§ 5. Bezpłatny Okres Dostępu

1. Dostęp do Platformy jest bezpłatny do dnia 31 grudnia 2026 roku ("Bezpłatny Okres Dostępu").

2. W Bezpłatnym Okresie Dostępu Klient nie ponosi żadnych opłat za korzystanie z Platformy, z zastrzeżeniem postanowień ust. 3.

3. Ewentualne koszty usług doradczych, wdrożeniowych lub konfiguracyjnych świadczonych przez podmioty trzecie (w tym przez adream sp. z o.o.) na rzecz Klienta w związku z Platformą są regulowane na podstawie odrębnych umów i nie są objęte niniejszym Regulaminem.

4. Na co najmniej 30 dni przed zakończeniem Bezpłatnego Okresu Dostępu Administy poinformuje Klientów o planowanych warunkach handlowych obowiązujących po tym terminie. Klient, który nie zaakceptuje nowych warunków, może wypowiedzieć Konto zgodnie z § 13.

§ 6. Dostęp wieloosobowy

1. Klient może tworzyć konta użytkowników podrzędnych (subkonta) w ramach swojego Konta.

2. Klient ponosi pełną odpowiedzialność za działania użytkowników podrzędnych, również za naruszenia Regulaminu przez te osoby.

3. Administy prowadzi logi działań użytkowników podrzędnych. Klient może zażądać udostępnienia logów dotyczących jego Konta.

§ 7. Obowiązki Klienta

1. Klient zobowiązuje się do:

a) korzystania z Platformy zgodnie z obowiązującym prawem polskim i unijnym oraz niniejszym Regulaminem;

b) niepodejmowania działań mogących naruszać prawidłowe funkcjonowanie Platformy lub bezpieczeństwo danych innych użytkowników;

c) niezwłocznego informowania Administy o stwierdzonych nieprawidłowościach w działaniu Platformy lub podejrzeniu naruszenia bezpieczeństwa;

d) samodzielnego tworzenia kopii zapasowych Danych Klienta w zakresie niezbędnym do jego potrzeb;

e) korzystania z Platformy wyłącznie w związku z prowadzoną działalnością gospodarczą;

f) zapewnienia, że dane wprowadzane do Platformy są poprawne i aktualne;

g) zapoznania pracowników i użytkowników podrzędnych z niniejszym Regulaminem i UPPDO;

h) przestrzegania warunków korzystania z Systemów Partnerskich; Klient zwalnia Administy z odpowiedzialności wobec właścicieli Systemów Partnerskich w zakresie działań Klienta naruszających ich warunki;

i) korzystania z Modułu AI wyłącznie w celach zgodnych z prawem i warunkami serwisu;

j) Klient będący Administratorem Danych w rozumieniu RODO ponosi pełną odpowiedzialność za zapewnienie podstawy prawnej przetwarzania i profilowania danych swoich kontrahentów w modułach analitycznych Platformy. Dane kontrahentów przetwarzane przez Platformę są dostępne wyłącznie dla danego Klienta; Administy nie udostępnia tych danych innym klientom Platformy ani osobom trzecim.

§ 8. Moduł AI

1. Moduł AI jest opcjonalnym komponentem Platformy. Klient może w pełni korzystać z pozostałych funkcjonalności Platformy bez aktywowania Modułu AI. Zapisy niniejszego paragrafu dotyczą wyłącznie Klientów, którzy aktywowali Moduł AI.

2. Moduł AI przetwarza dane w następujący sposób: (a) model AI otrzymuje schemat bazy danych i pytanie Klienta; (b) wygenerowane zapytanie SQL wykonywane jest lokalnie w infrastrukturze Administy; (c) do zewnętrznego dostawcy modelu przesyłany jest wyłącznie zagregowany wynik (maks. 50 wierszy), nigdy surowe dane osobowe ani pełne zbiory danych.

3. Administy zobowiązuje się korzystać wyłącznie z dostawców modeli językowych, których warunki świadczenia usług API zakazują trenowania modeli na danych Klientów API. Na dzień wejścia w życie niniejszego Regulaminu dostawcami tymi są: Anthropic (Commercial Terms, Sekcja B) oraz OpenAI za pośrednictwem OpenRouter (API Terms §3.3). W przypadku zmiany warunków dostawcy niekorzystnej dla Klienta, Administy poinformuje Klientów z co najmniej 14-dniowym wyprzedzeniem.

4. Klient rozumie i akceptuje, że rekomendacje Asystenta AI mają charakter informacyjny i nie stanowią porady finansowej, prawnej ani podatkowej. Klient zobowiązuje się do samodzielnej weryfikacji wyników Asystenta AI przed podjęciem decyzji biznesowych lub finansowych.

5. Wyniki, raporty i analizy wygenerowane przez Moduł AI na podstawie Danych Klienta stanowią własność Klienta z chwilą ich wygenerowania. Administy nie rości sobie żadnych praw do treści outputów AI opartych na Danych Klienta.

§ 9. Odpowiedzialność

1. Administy ponosi odpowiedzialność za niewykonanie lub nienależyte wykonanie Usług z winy umyślnej lub rażącego niedbalstwa.

2. Administy nie ponosi odpowiedzialności za: (a) szkody wynikające z korzystania z Platformy niezgodnie z Regulaminem; (b) utratę Danych Klienta wywołaną działaniem Klienta; (c) przestoje lub błędy Systemów Partnerskich; (d) błędy w danych importowanych z zewnętrznych źródeł; (e) szkody spowodowane siłą wyższą.

3. Całkowita odpowiedzialność Administy za szkody wyrządzone Klientowi ograniczona jest do kwoty faktycznie zapłaconego wynagrodzenia za ostatnie 3 miesiące lub, w Bezpłatnym Okresie Dostępu, do kwoty 500 PLN. Ograniczenie to nie dotyczy: (a) roszczeń osób fizycznych (podmiotów danych) z tytułu naruszenia przepisów RODO — prawa te wynikają bezpośrednio z art. 82 RODO i nie mogą być umownie ograniczone; (b) szkód wyrządzonych umyślnie lub wskutek rażącego niedbalstwa.

4. Klient zwalnia Administy z odpowiedzialności wobec osób trzecich za szkody powstałe wskutek naruszenia przez Klienta warunków korzystania z Systemów Partnerskich lub bezprawnego przetwarzania danych osób trzecich za pośrednictwem Platformy.

§ 10. Licencja i własność intelektualna

1. Administy udziela Klientowi niewyłącznej, niezbywalnej, nieprzenoszalnej licencji na korzystanie z Platformy wyłącznie na potrzeby własnej działalności gospodarczej w czasie trwania Umowy.

2. Klientowi nie przysługuje prawo do: sublicencjonowania Platformy, udzielania do niej dostępu osobom nieposiadającym subkonta, kopiowania, modyfikowania lub tworzenia dzieł pochodnych Platformy.

3. Zakaz inżynierii odwrotnej (reverse engineering), dekompilacji lub dezasemblacji oprogramowania Platformy.

4. Dane Klienta są własnością Klienta. Administy nie nabywa do nich żadnych praw własności intelektualnej. Wyniki, raporty i analizy wygenerowane przez Platformę na podstawie Danych Klienta (w tym outputy Modułu AI) stanowią własność Klienta.

5. Wszelkie prawa do Platformy, jej dokumentacji i oprogramowania wchodzą w skład własności intelektualnej Administy lub jej licencjodawców.

§ 11. Zmiany Regulaminu

1. Administy zastrzega sobie prawo do zmiany Regulaminu z ważnych przyczyn, w szczególności: zmian prawa, zmian technicznych, zmian zakresu Usług.

2. O zmianach Regulaminu Klient informowany jest e-mailem z co najmniej 14-dniowym wyprzedzeniem przed wejściem zmian w życie.

3. Brak sprzeciwu Klienta w terminie 14 dni oznacza akceptację zmian. Klient, który nie akceptuje zmian, może rozwiązać Umowę bez okresu wypowiedzenia ze skutkiem na dzień wejścia zmian w życie.

§ 12. Procedura reklamacyjna

1. Reklamacje można składać: e-mailem na adres hello@administy.pl lub za pośrednictwem formularza dostępnego w Platformie.

2. Administy potwierdza przyjęcie reklamacji w ciągu 5 (pięciu) dni roboczych od jej otrzymania.

3. Administy rozpatruje reklamację i przesyła odpowiedź Klientowi w terminie 14 (czternastu) dni roboczych od daty przyjęcia reklamacji. Reklamacje dotyczące Systemów Partnerskich mogą wymagać dłuższego czasu rozpatrzenia; w takim przypadku Administy informuje Klienta o wydłużeniu terminu i szacowanym czasie rozpatrzenia.

4. Odpowiedź na reklamację przesyłana jest w formie elektronicznej na adres e-mail Klienta.

§ 13. Rozwiązanie Umowy i Konto Nieaktywne

1. Klient może rozwiązać Umowę (usunąć Konto) w dowolnym momencie poprzez złożenie oświadczenia w formie elektronicznej na adres hello@administy.pl. Rozwiązanie następuje ze skutkiem natychmiastowym, chyba że Klient zażąda innego terminu.

2. Administy może rozwiązać Umowę z zachowaniem 30-dniowego okresu wypowiedzenia lub bez wypowiedzenia (ze skutkiem natychmiastowym) w przypadku: (a) rażącego naruszenia Regulaminu przez Klienta; (b) podejrzenia lub stwierdzenia prania pieniędzy, finansowania terroryzmu lub innych działań objętych ustawą AML/CFT z 1 marca 2018 r.; (c) podania przez Klienta fałszywych danych rejestracyjnych.

3. Konto Nieaktywne podlega następującej procedurze: (a) po 12 miesiącach braku aktywności – pierwsze powiadomienie e-mailem z prośbą o potwierdzenie chęci dalszego korzystania; (b) po kolejnych 30 dniach bez odpowiedzi – drugie powiadomienie; (c) po kolejnych 30 dniach bez odpowiedzi – usunięcie Konta i Danych Klienta.

4. Przed rozwiązaniem Umowy lub usunięciem Konta Klient ma prawo do eksportu Danych Klienta w standardowym formacie cyfrowym (CSV, JSON) zgodnie z art. 20 RODO i przepisami Data Act (Rozporządzenie UE 2023/2854).

§ 14. Punkt kontaktowy DSA

1. Zgodnie z Rozporządzeniem (UE) 2022/2065 (DSA) Administy wyznacza jako punkt kontaktowy: hello@administy.pl.

2. Organy państw członkowskich UE, Komisja Europejska i Europejska Rada ds. Usług Cyfrowych mogą komunikować się z Administy za pośrednictwem wyżej wskazanego punktu kontaktowego.

§ 15. Dane osobowe

1. Zasady przetwarzania danych osobowych przez Administy jako Administratora oraz jako Procesora reguluje UPPDO stanowiąca odrębny dokument dostępny na stronie www.administy.pl. Polityka Prywatności Administy reguluje przetwarzanie danych przez Administy jako administratora własnych danych (rejestracja, kontakt, marketing).

2. Infrastruktura Platformy zlokalizowana jest w Europejskim Obszarze Gospodarczym: serwery aplikacji i baza danych – OVH (UE); przechowywanie plików (faktury, załączniki, dokumenty KSeF) – DigitalOcean Spaces, region Frankfurt fra1 (Niemcy, UE). Pliki dostępne są wyłącznie poprzez jednorazowe tokeny z ograniczonym czasem ważności; bezpośredni dostęp do pliku bez ważnego tokenu jest niemożliwy.

3. Transfer danych poza EOG dotyczy wyłącznie Klientów, którzy aktywowali Moduł AI (§ 8). Klient, który nie aktywuje Modułu AI, nie jest objęty żadnym transferem danych poza EOG.

4. Klient jako Administrator Danych jest odpowiedzialny za zapewnienie podstawy prawnej przetwarzania danych osobowych swoich kontrahentów, pracowników i klientów wprowadzanych do Platformy.

§ 16. Postanowienia końcowe

1. Prawem właściwym dla niniejszego Regulaminu jest prawo polskie.

2. Wszelkie spory wynikające z Regulaminu będą rozstrzygane przez sąd właściwy dla siedziby Administy (Radom).

3. Jeżeli jakiekolwiek postanowienie Regulaminu zostanie uznane za nieważne lub nieskuteczne, pozostałe postanowienia pozostają w mocy.

4. Regulamin dostępny jest w wersji elektronicznej na stronie www.administy.pl. Archiwalne wersje Regulaminu dostępne są na pisemny wniosek Klienta.