Spis treści5 sekcji
Organizacja wydarzenia wymaga ponoszenia kosztów na długo przed jego rozpoczęciu. Trzeba zarezerwować przestrzeń, wpłacić zaliczki dostawcom, zamówić technikę, produkcję, zabudowę, transport, catering i obsługę. Tymczasem klient często reguluje wynagrodzenie etapami, a część płatności wpływa dopiero po realizacji eventu.
Wiemy, jak to jest, gdy projekt ma wysoką wartość na umowie, ale na rachunku brakuje pieniędzy na kolejne płatności. Klient wpłacił zaliczkę, jednak większość tej kwoty została już przekazana podwykonawcom. Następna transza nie wpłynęła, a dostawcy oczekują zapłaty przed wydarzeniem.
Właśnie dlatego rozliczanie zaliczek eventowych nie może ograniczać się do sprawdzenia, czy klient wykonał pierwszy przelew. Trzeba wiedzieć:
- jaka jest pełna wartość kontraktu,
- ile zostało już zafakturowane,
- ile pieniędzy rzeczywiście wpłynęło,
- jakie koszty zostały już opłacone,
- na jakie faktury i płatności firma nadal czeka,
- ile środków potrzeba do zakończenia projektu,
- czy pobrane zaliczki zabezpieczają najbliższe zobowiązania.
Brak takiego obrazu sprawia, że agencja może realizować rentowny projekt, a jednocześnie stracić płynność przed jego zakończeniem.
Organizacja wydarzenia wymaga ponoszenia kosztów na długo przed jego rozpoczęciem. Tymczasem klient często reguluje wynagrodzenie etapami, a część płatności wpływa dopiero po realizacji eventu.
Dlaczego zaliczka od klienta nie zawsze zabezpiecza budżet wydarzenia?
Samo otrzymanie zaliczki może tworzyć złudne poczucie bezpieczeństwa. Jeżeli środki nie są przypisane do konkretnego projektu i harmonogramu kosztów, łatwo wykorzystać je na inne zobowiązania albo błędnie założyć, że wystarczą do realizacji całego wydarzenia.
Zaliczka wygląda jak wolna gotówka
Wpłata klienta zwiększa saldo rachunku, ale nie oznacza, że cała kwota jest dostępna na bieżące potrzeby firmy. Znaczna część tych środków może być już przeznaczona na:
- rezerwację przestrzeni,
- produkcję zabudowy,
- wynajem sceny, ekranów i nagłośnienia,
- transport oraz logistykę,
- catering,
- obsługę techniczną,
- hostessy i personel,
- noclegi,
- materiały promocyjne,
- wynagrodzenia podwykonawców.
Jeżeli firma nie rozdziela pieniędzy projektowych od ogólnej gotówki operacyjnej, może nieświadomie wykorzystać zaliczkę na inne wydatki. Problem wychodzi na jaw dopiero wtedy, gdy pojawia się kolejna faktura związana z wydarzeniem.
Terminy klientów i dostawców nie są ze sobą zsynchronizowane
Klient może mieć termin płatności wynoszący kilkanaście lub kilkadziesiąt dni. Podwykonawca może natomiast wymagać:
- częściowej przedpłaty przy rezerwacji,
- pełną płatność przed wydarzeniem,
- zapłaty bezpośrednio po realizacji,
- zaliczki na zakup materiałów,
- rozliczenia kosztów dodatkowych w krótkim terminie.
To oznacza, że agencja eventowa często finansuje lukę między wypłatą środków a wpływem kolejnej transzy od klienta.
Projekt może mieć zakładaną marżę, ale jeśli harmonogram płatności jest niekorzystny, firma nadal musi posiadać własny kapitał obrotowy. W przeciwnym razie zaczyna pokrywać koszty jednego projektu pieniędzmi pochodzącymi z innego zlecenia.
Część kosztów pojawia się dopiero w trakcie realizacji
Budżet eventu zmienia się dynamicznie. Klient zwiększa liczbę uczestników, dodaje nową atrakcję, rozszerza catering albo modyfikuje scenariusz. Dostawca nalicza dodatkowy transport, nadgodziny lub koszty montażu.
Jeżeli zmiana nie zostanie natychmiast wpisana do budżetu, początkowa zaliczka może przestać odpowiadać realnym potrzebom projektu.
Szczególnie niebezpieczne są wydatki, które:
- zostały już uzgodnione, ale faktura jeszcze nie wpłynęła,
- zostały zamówione ustnie lub w wiadomości,
- nie zostały dodane do kosztorysu,
- pojawiły się po zatwierdzeniu budżetu,
- wymagają zapłaty przed wystawieniem kolejnej faktury klientowi.
Firma patrzy na przychód, a nie na cashflow projektu
Wartość umowy nie mówi, ile pieniędzy agencja ma dzisiaj do dyspozycji.
Projekt może wyglądać następująco:
- wartość kontraktu: 200 000 zł,
- planowana marża: 40 000 zł,
- wystawione faktury: 120 000 zł,
- faktycznie otrzymane wpłaty: 70 000 zł,
- już zapłacone koszty: 65 000 zł,
- koszty potrzebne do zakończenia: 80 000 zł.
Na poziomie sprzedaży projekt wygląda dobrze. Na poziomie gotówkowym agencji brakuje jednak środków, aby dokończyć realizację bez uruchomienia własnego finansowania.
Rentowność nie chroni płynność, jeżeli pieniądze wpływają później niż trzeba opłacić dostawców.
Jak uporządkować rozliczanie zaliczek eventowych?
Skuteczny proces powinien łączyć umowę, harmonogram fakturowania, rzeczywiste wpływy, planowane koszty i płatności dla podwykonawców.
1. Rozdziel wartość umowy, faktury i faktyczne wpłaty
To trzy różne informacje, których nie należy traktować zamiennie.
Dla każdego projektu trzeba osobno kontrolować:
- wartość kontraktu – ile klient zapłaci za cały projekt,
- kwotę zafakturowaną – jaka część wynagrodzenia została już rozliczona dokumentem,
- kwotę wpłaconą – ile pieniędzy faktycznie znajduje się na rachunku,
- pozostałą wartość do zafakturować,
- należności oczekujące na płatność.
Dzięki temu właściciel lub Project Manager nie zakłada, że pieniądze są dostępne tylko dlatego, że wystawiono fakturę.
2. Zbuduj harmonogram kosztów i płatności
Budżet nie powinien być wyłącznie listą planowanych wydatków. Każda pozycja powinna zawierać:
- nazwę dostawcy,
- kwotę netto i brutto,
- planowany termin płatności,
- informację o wymaganej zaliczce,
- status zamówienia,
- status otrzymania faktury,
- status akceptacji,
- status zapłaty,
- osobę odpowiedzialną.
Takie zestawienie pokazuje nie tylko, ile projekt będzie kosztował, ale również kiedy pieniądze będą potrzebne.
3. Powiąż transze klienta z kamieniami milowymi
Harmonogram płatności powinien zabezpieczać finansowanie kolejnych etapów realizacji.
Przykładowy model może obejmować:
- pierwszą zaliczkę po podpisaniu umowy,
- drugą transzę przed uruchomieniem produkcji,
- kolejną płatność przed montażem lub wydarzeniem,
- końcowe rozliczenie po realizacji.
Wysokość transz powinna wynikać z rzeczywistego harmonogramu kosztów, a nie z arbitralnego podziału wartości kontraktu.
Jeżeli przed wydarzeniem trzeba ponieść 80% kosztów, pobranie od klienta jedynie 30% wartości umowy nie zabezpiecza projektu.
4. Aktualizuj koszt potrzebny do zakończenia projektu
Nie wystarczy monitorować faktur, które już wpłynęły. Trzeba uwzględniać także koszty:
- zamówione, ale jeszcze niezafakturowane,
- uzgodnione z podwykonawcami,
- wynikające z podpisanych umów,
- przewidywane na podstawie harmonogramu,
- dodane w wyniku zmian zakresu.
Dzięki temu firma zna nie tylko koszt poniesiony, ale też koszt do zakończenia projektu.
To pozwala odpowiedzieć na pytanie: czy środki już otrzymane od klienta oraz zaplanowane kolejne wpływy wystarczą na dokończenie eventu?
Jak rozwiązaliśmy ten problem w Administy?
W naszych projektach agencyjnych również ponosiliśmy koszty zewnętrzne przed otrzymaniem pełnego wynagrodzenia od klienta.
Opłacaliśmy pracę specjalistów, licencje, produkcję, usługi technologiczne i podwykonawców. Jednocześnie fakturowanie klienta było uzależnione od harmonogramu projektu, zakończenia etapu albo formalnego odbioru.
Początkowo patrzyliśmy przede wszystkim na wartość kontraktu i planowaną marżę. Problem pojawiał się wtedy, gdy koszty należało zapłacić wcześniej, a środki od klienta nadal pozostawały wyłącznie wystawioną fakturą.
Dlatego w Administy rozdzieliliśmy:
- pełną wartość kontraktu,
- kwoty już zafakturowane,
- środki faktycznie wpłacone,
- poniesione koszty,
- planowane wydatki,
- koszt potrzebny do zakończenia projektu,
- bieżącą i prognozowaną marżę,
- cash gap.
Dzięki temu nie traktujemy faktury jako pieniędzy, które już posiadamy. Widzimy, jaka część przychodu została rozliczona, jaka wpłynęła na rachunek oraz ile gotówki potrzeba jeszcze do zamknięcia projektu.
W praktyce taki widok pozwala wcześniej zauważyć, że:
- zaliczka została już w większości wykorzystana,
- kolejna transza klienta powinna zostać wystawiona wcześniej,
- termin płatności klienta nie pokrywa się z terminem dostawcy,
- projekt wymaga dodatkowego finansowanie,
- zmiana zakresu zwiększyła koszt realizacji,
- kolejna płatność dla podwykonawcy przekroczy dostępne środki,
- rentowny projekt może wygenerować ujemny cashflow.
Administy pozwala przypisywać przychody i koszty do konkretnych projektów, a następnie zestawiać wartość kontraktu, kwoty zafakturowane, wpłacone, koszt zakończenia, marżę i cash gap. Dzięki bieżącemu monitoringowi właściciel firmy widzi, ile środków potrzeba, aby projekt mógł zostać bezpiecznie zamknięty.
Nie chodzi wyłącznie o raportowanie po evencie. Największa wartość pojawia się przed realizacją, kiedy nadal można:
- przyspieszyć wystawienie kolejnej faktury,
- poprosić klienta o dodatkową transzę,
- renegocjować termin z dostawcą,
- zatrzymać niezatwierdzony koszt,
- rozliczyć zmianę zakresu,
- zabezpieczyć finansowanie,
- uniknąć pokrywania projektu środkami z innych zleceń.
Zaliczka ma finansować projekt, a nie tylko poprawiać saldo rachunku
Dobrze zaprojektowane rozliczanie zaliczek eventowych daje agencji kontrolę nad tym, co już zostało opłacone, jakie zobowiązania pojawią się w kolejnych dniach oraz czy projekt posiada wystarczające finansowanie do zakończenia.
Sama wartość kontraktu nie zapewnia bezpieczeństwa. Potrzebne jest połączenie faktur, rzeczywistych wpłat, planowanych kosztów i terminów podwykonawców w jednym procesie.
Administy pomaga oddzielić wartość sprzedaży od pieniędzy dostępnych na rachunku oraz pokazuje, ile środków potrzeba do zakończenia każdego projektu.
Skontaktuj się z zespołem Administy i sprawdź, jak uporządkować zaliczki, koszty podwykonawców oraz cashflow projektów eventowych w jednym miejscu.
