Spis treści7 sekcji
Te same dane wielokrotnie kopiowane
Faktura jest wystawiana w jednym systemie, następnie eksportowana do pliku, przesyłana do księgowości i ponownie wprowadzana do kolejnego programu. Informacja o płatności znajduje się jeszcze gdzie indziej, najczęściej w bankowości elektronicznej.
W efekcie te same dane są wielokrotnie kopiowane, sprawdzane i poprawiane.
Dublowanie danych zabiera czas, zwiększa ryzyko błędów i sprawia, że właściciel firmy nie ma pewności, czy informacje w systemie są aktualne.
Skąd bierze się dublowanie danych?
Problem najczęściej pojawia się wtedy, gdy firma korzysta z kilku niepołączonych narzędzi:
- programu do wystawiania faktur
- systemu księgowego
- bankowości elektronicznej
- skrzynki e-mail
- arkuszy Excel
- systemu do zarządzania projektami
Każdy z tych systemów zawiera część informacji, ale żaden nie pokazuje pełnego obrazu.
Pracownik wystawia fakturę, księgowość ponownie ją księguje, a właściciel firmy ręcznie sprawdza w banku, czy klient dokonał płatności. Jeśli dane nie są automatycznie synchronizowane, każda zmiana wymaga kolejnej aktualizacji.
Jakie problemy powoduje ręczne przepisywanie danych?
Dublowanie informacji to nie tylko dodatkowa praca administracyjna.
Może prowadzić również do:
- błędnych kwot lub terminów płatności
- podwójnego wprowadzenia tego samego dokumentu
- braku aktualnego statusu faktury
- wysłania przypomnienia do klienta, który już zapłacił
- nieprawidłowego przypisania kosztu
- opóźnienia w przekazaniu dokumentów do księgowości
- różnic między raportami finansowymi
Największym problemem jest jednak brak aktualnego obrazu sytuacji firmy. Dane księgowe mogą być poprawne, ale dostępne dopiero po zamknięciu miesiąca. Tymczasem decyzje dotyczące płatności, projektów i wydatków trzeba podejmować na bieżąco.
Jak ograniczyć dublowanie danych?
Podstawą jest połączenie systemów, w których powstają i są przetwarzane dane finansowe.
Jedno źródło danych o fakturach
Faktura powinna zostać wprowadzona tylko raz, a następnie automatycznie przekazana do pozostałych narzędzi. Dotyczy to zarówno faktur sprzedażowych, jak i kosztowych.
Dzięki temu księgowość, osoba odpowiedzialna za płatności i właściciel firmy pracują na tych samych informacjach.
Automatyczna synchronizacja statusów
Zmiana statusu faktury powinna być widoczna we wszystkich powiązanych obszarach.
Jeśli klient zapłacił, system powinien automatycznie oznaczyć dokument jako opłacony. Nie ma wtedy potrzeby ręcznego sprawdzania rachunku bankowego i aktualizowania kilku zestawień.
Połączenie dokumentów z transakcjami bankowymi
Automatyczne parowanie przelewów z fakturami ogranicza liczbę ręcznych operacji i zmniejsza ryzyko pomyłki.
Ma to znaczenie szczególnie wtedy, gdy klient:
- nie podał numeru faktury
- zapłacił z innego rachunku
- opłacił kilka dokumentów jednym przelewem
- uregulował tylko część należności
Automatyczne przypisywanie danych
Faktury kosztowe powinny być automatycznie przypisywane do odpowiedniej kategorii, projektu, kontrahenta lub właściciela kosztu.
Dzięki temu nie trzeba ponownie porządkować tych samych danych podczas przygotowywania raportów.
Jak Administy rozwiązuje problem dublowanie danych?
Administy łączy dane pochodzące z programów do fakturowania, rachunków bankowych i pozostałych obszarów finansowych firmy.
System pobiera informacje o:
- fakturach sprzedażowych
- fakturach kosztowych
- kontrahentach
- terminach płatności
- statusach dokumentów
- transakcjach bankowych
Dzięki temu dane nie muszą być ręcznie eksportowane do arkusza ani przepisywane do kolejnych zestawień.
Administy automatycznie rozpoznaje płatności i łączy je z odpowiednimi fakturami. Jeżeli dopasowanie nie jest jednoznaczne, system może przedstawić propozycje powiązania do weryfikacji.
Pozwala to ograniczyć sytuacje, w których:
- faktura jest nadal oznaczona jako nieopłacona mimo otrzymania przelewu
- ta sama płatność jest rozliczana dwa razy
- księgowość otrzymuje nieaktualne dane
- właściciel firmy pracuje na innym zestawieniu niż osoby odpowiedzialne za finanse
Co zyskuje firma?
Połączenie fakturowania, płatności i danych księgowych pozwala przede wszystkim odzyskać czas.
Firma zyskuje również:
- mniej ręcznych operacji
- mniejsze ryzyko błędów
- aktualne statusy należności i zobowiązań
- szybszy obieg dokumentów
- lepszą kontrolę nad kosztami
- wiarygodniejsze raporty i prognozy cashflow
Księgowość nadal odpowiada za prawidłowe rozliczenia podatkowe. Automatyzacja sprawia jednak, że otrzymuje uporządkowane i aktualne dane, zamiast kolejnych plików oraz dokumentów przesyłanych różnymi kanałami.
Podsumowanie
Dublowanie danych powstaje wtedy, gdy fakturowanie, księgowość i bankowość działają jako osobne obszary.
Rozwiązaniem nie jest kolejny arkusz, lecz automatyczna wymiana informacji między systemami.
Administy porządkuje dane o fakturach i płatnościach oraz aktualizuje ich statusy w jednym miejscu. Dzięki temu firma ogranicza ręczne przepisywanie informacji, zmniejsza liczbę błędów i szybciej uzyskuje aktualny obraz swojej sytuacji finansowej.
Te same dane wpisane dwa razy to dwa miejsca na błąd. Każde przeklejenie to ryzyko, że faktura w jednym systemie nie zgadza się z drugim.
