Spis treści5 sekcji
Kiedy wdrożyć ERP?
Wdrożenie ERP nie zaczyna się od decyzji: „potrzebujemy nowego systemu". Znacznie wcześniej firma stopniowo dochodzi do momentu, w którym dotychczasowe narzędzia przestają nadążać za jej rozwojem.
Problem pojawia się wtedy, gdy Excel nadal działa, program do faktur też, CRM jest w innym miejscu, projekty w arkuszach, a bank w jeszcze innym. W pewnym momencie widzisz, że więcej czasu zajmuje zebranie danych niż samo podjęcie decyzji.
Więc pytanie nie powinno brzmieć: „Czy potrzebujesz ERP?", ale: „Ile czasu, pieniędzy i kontroli tracisz przez obecny sposób pracy?"
Pokażemy Ci 7 sygnałów, że warto rozważyć ERP
1. Dane o firmie są rozproszone
Żeby sprawdzić cashflow, należności, koszty czy rentowność projektu, musisz otworzyć kilka systemów i arkuszy zapisanych na dysku.
2. Te same informacje są przepisywane ręcznie
Dane z faktur trafiają do Excela, z Excela do raportu, a później ktoś ponownie aktualizuje forecast. Albo rozpisujesz cały projekt dla klienta w arkuszu i czekasz na faktury. Dopiero wtedy widzisz, czy marża, jaką zakładałeś, została zachowana, czy pomniejszyły ją zwiększone koszty.
3. Zarząd otrzymuje informacje z opóźnieniem
Raport pokazuje, co wydarzyło się tydzień lub miesiąc temu, zamiast tego, co wymaga działania dzisiaj lub za tydzień.
4. Coraz trudniej kontrolować rentowność projektów
Sprzedaż jest znana, ale realny koszt zespołu, wykorzystane godziny, marża i Cash Gap już nie zawsze.
5. Należności wymagają ręcznego pilnowania
Terminy płatności, przypomnienia i kontakt z klientami zależą od Excela, skrzynki mailowej albo pamięci zespołu.
6. Firma rośnie szybciej niż jej procesy
Więcej klientów, projektów i pracowników oznacza coraz więcej danych oraz zależności, których dotychczasowe narzędzia nie obsługują.
7. Menedżerowie spędzają za dużo czasu na szukaniu informacji
Problemem przestaje być brak danych. Problemem staje się ich zebranie i ustalenie, która wersja jest aktualna.
Kiedy ERP nie rozwiąże problemu?
ERP nie zastąpi dobrze zaprojektowanych procesów, odpowiedzialności w zespole ani jasno określonych zasad pracy. Jeżeli firma nie wie, jak powinien wyglądać jej proces sprzedaży, obsługi projektu, kontroli kosztów czy należności, samo wdrożenie systemu tego nie naprawi.
System ERP daje największą wartość wtedy, gdy porządkuje i automatyzuje procesy, które firma chce świadomie prowadzić.
Najważniejsze pytanie przed wdrożeniem
Dlatego zastanów się: „Ile czasu, pieniędzy i kontroli tracisz dzisiaj przez rozproszone dane i ręczne procesy?"
Jeżeli nie znasz odpowiedzi na to pytanie, a chcesz to sprawdzić, przeprowadź audyt finansowy na stronie Administy. Audyt wskaże Ci, ile godzin i pieniędzy obecnie przeznaczasz na procesy, które mogą zostać zautomatyzowane, oraz ile możesz zaoszczędzić i przeznaczyć na rozwój firmy po wdrożeniu Administy.
ERP nie musi oznaczać wielkiego, wielomiesięcznego wdrożenia całej organizacji. Możesz zacząć od obszaru, który dziś najbardziej ogranicza firmę, a następnie rozwijać system razem z biznesem.
Ważna informacja
Artykuł ma charakter informacyjny i edukacyjny. Nie stanowi porady księgowej, podatkowej ani finansowej.
