Spis treści5 sekcji
Wybór modelu rozliczenia wpływa nie tylko na sposób wystawiania faktur. Decyduje również o tym, kto ponosi ryzyko błędnej estymacji, zmian zakresu, dodatkowych godzin i opóźnień w projekcie.
W modelu Fixed Price klient zna cenę z góry. Wykonawca bierze jednak na siebie ryzyko, że realizacja będzie wymagała więcej pracy, niż zakładano.
W Time and Material klient płaci za rzeczywiście przepracowany czas i wykorzystane zasory. Firma łatwiej zabezpiecza koszty, ale przychód zależy od liczby rozliczonych godzin, dostępności zespołu i ciągłości zleceń.
Wiemy, jak to jest, gdy jeden projekt ryczałtowy wygląda doskonale pod względem wartości kontraktu, ale traci marżę przez dodatkowe poprawki. Jednocześnie współpraca godzinowa może generować regularny przychód, lecz angażować drogi zespół, wymagać wielu spotkań i powodować długie oczekiwanie na płatność.
Dlatego odpowiedź na pytanie Fixed Price czy Time and Material nie powinna opierać się wyłącznie na preferencji klienta. Trzeba porównać rzeczywisty przychód, koszt pracy, wykorzystanie zespołu, marżę oraz cashflow każdego modelu.
Wybór modelu rozliczenia wpływa nie tylko na sposób wystawiania faktur. Decyduje również o tym, kto ponosi ryzyko błędnej estymacji, zmian zakresu, dodatkowych godzin i opóźnień w projekcie.
Dlaczego nie można porównywać Fixed Price i Time and Material wyłącznie po wartości faktur?
Fixed Price czy Time and Material – jak porównać rentowność?
Aby rzetelnie zestawić oba modele, wszystkie projekty trzeba analizować według tych samych wskaźników.
1. Policz rzeczywisty koszt czasu pracy
Sama liczba godzin nie wystarczy. Każda godzina powinna zostać przeliczona według stawki kosztowej konkretnej osoby.
Podstawowy wzór:
Koszt pracy specjalisty = liczba przepracowanych godzin × indywidualna stawka kosztowa
Do stawki kosztowej warto włączyć:
- wynagrodzenie lub fakturę B2B,
- koszty pracodawcy,
- urlopy i nieobecności,
- czas niekomercyjny,
- sprzęt i oprogramowanie,
- zarządzanie,
- koszty stanowiska pracy.
Jeżeli projekt wykorzystuje 500 godzin, ale znaczną część realizują seniorów, jego koszt będzie wyższy niż w przypadku takiej samej liczbie godzin pracy tańszego zespołu.
2. Uwzględnij wszystkie koszty zewnętrzne
Do czasu zespołu należy dodać:
- faktury podwykonawców,
- licencje,
- hosting i usługi chmurowe,
- płatne komponenty,
- narzędzia projektowe,
- podróże,
- dodatkową infrastrukturę,
- materiały lub produkcję.
Jeżeli koszt dotyczy kilku projektów, można przypisać go proporcjonalnie.
Dopiero pełny koszt pozwala policzyć marżę:
Marża kwotowa = przychód projektu – pełny koszt realizacji
Marża procentowa = marża kwotowa ÷ przychód × 100%
3. Rozdzielaj godziny rozliczalne i nierozliczalne
W Time and Material szczególnie ważne jest sprawdzenie, jaka część czasu została zaakceptowana i zafakturowana.
Warto oddzielić:
- godziny rozliczone z klientem,
- godziny wykonane, ale jeszcze niezafakturowane,
- godziny niezaakceptowane,
- poprawki błędów,
- pracę wewnętrzną,
- czas oczekiwania,
- spotkania i działania administracyjne.
W Fixed Price wszystkie godziny obciążają projekt, nawet jeśli nie zwiększają przychodu. W Time and Material część czasu może teoretycznie podlegać rozliczeniu, ale w praktyce nie zawsze zostaje zaakceptowana przez klienta.
4. Porównuj prognozowany wynik końcowy
Nie należy oceniać projektu wyłącznie na podstawie aktualnej różnicy między wartością umowy a poniesionym kosztem.
Trzeba oszacować również:
- liczbę godzin potrzebnych do zakończenia,
- skład zespołu na kolejnych etapach,
- przyszłe koszty zewnętrzne,
- prawdopodobne poprawki,
- prace powdrożeniowe,
- przychód, który zostanie jeszcze zafakturowany.
Przykład projektu Fixed Price:
- wartość kontraktu: 180 000 zł,
- koszt poniesiony: 90 000 zł,
- prognozowany koszt pozostałych prac: 65 000 zł,
- prognozowana marża końcowa: 25 000 zł.
Przykład projektu T&M:
- przychód zafakturowany: 150 000 zł,
- koszt poniesiony: 110 000 zł,
- godziny wykonane, ale niezafakturowane: 15 000 zł przychodu,
- prognozowana marża po rozliczeniu: 55 000 zł.
Dopiero taki obraz umożliwia rzetelne porównanie.
Jak rozwiązaliśmy porównywanie modeli w Administy?
Prowadziliśmy zarówno projekty wycenione z góry, jak i współprace rozliczane godzinowo. Część klientów działała również w modelu abonamentowym.
Ich wyniki trudno było porównywać w jednym arkuszu.
Projekt Fixed Price miał określoną wartość kontraktu, budżet godzinowy i harmonogram etapów. Time and Material generował przychód na podstawie przepracowanych godzin. Abonament zapewniał stałą miesięczną kwotę, ale zakres zaangażowania zmieniał się w czasie.
Każdy model był analizowany w trochę inny sposób.
W efekcie trudno było szybko odpowiedzieć:
- który model przynosi najwyższą marżę,
- które projekty wykorzystują najdroższe zasory,
- ile godzin pozostaje nierozliczonych,
- gdzie powstaje cash gap,
- czy większy przychód oznacza lepszy wynik,
- jaka forma współpracy jest najbezpieczniejsza dla płynności.
Dlatego w Administy zaczęliśmy grupować projekty według rodzaju umowy.
Każdy projekt może zostać przypisany do odpowiedniej kategorii, na przykład:
- Fixed Price,
- Time and Material,
- abonament,
- model mieszany.
Następnie porównujemy według wspólnych parametrów:
- wartość kontraktu lub wygenerowany przychód,
- kwoty zafakturowane,
- faktyczne wpłaty,
- liczbę przepracowanych godzin,
- koszt każdej osoby,
- koszty zewnętrzne,
- koszt potrzebny do zakończenie,
- marżę kwotową i procentową,
- cash gap.
Dzięki temu możemy sprawdzić nie tylko wynik pojedynczego zlecenia, ale całej grupie projektów.
Przykładowo raport może pokazać, że:
- Fixed Price generuje średnio wyższą marżę, ale również większe odchylenia,
- Time and Material zapewnia stabilniejszy wynik, lecz niższą marżę procentową,
- projekty ryczałtowe częściej tworzą cash gap przed odbiorem etapu,
- współprace godzinowe mają lepszy cashflow, ale dużą liczbę nierozliczonych godzin,
- abonamenty są przewidykalne, ale część klientów wykorzystuje zbyt dużo czasu.
Taka analiza pozwala podejmować decyzje oparte na danych.
Możemy ustalić:
- jakie projekty warto oferować w modelu Fixed Price,
- kiedy proponować Time and Material,
- jakiego bufora wymaga wycena ryczałtowa,
- jakie stawki godzinowe pokrywają pełny koszt zespołu,
- które umowy wymagają zmiany harmonogramu płatności,
- jaki model jest najlepszy dla określonego rodzaju klienta lub realizacji.
Najważniejsza zmiana polega na tym, że nie oceniamy modeli według ogólnego przekonania, że jeden jest lepszy od drugiego.
Porównujemy ich rzeczywiste wyniki.
Najlepszy model to ten, którego ryzyko potrafisz kontrolować
Nie ma jednej odpowiedź na pytanie Fixed Price czy Time and Material.
Fixed Price może generować wysoką marżę, ale wymaga dobrych estymacji i konsekwentnej kontroli zakresu. Time and Material ogranicza ryzyko dodatkowych godzin, lecz wymaga właściwych stawek, pełnej ewidencji czasu i sprawnego fakturowania.
Najlepszy model to taki, w którym firma rozumie koszt, ryzyko oraz wpływ harmonogramu płatności na cashflow.
Porównaj wyniki projektów w jednym miejscu
Administy pomaga grupować projekty według rodzaju umowy oraz porównywać ich przychody, koszty, godziny, marżę i cash gap.
Umów prezentację Administy i sprawdź, który model rozliczenia rzeczywiście przynosi Twojej firmie najlepszy wynik finansowy.
