Spis treści5 sekcji
Miesięczna faktura programisty B2B wynosi 24 000 zł. W tym samym okresie specjalista pracował przy trzech projektach, wspierał zespół sprzedażowy w estymacjach i poświęcił kilka godzin na zadania wewnętrzne.
Jaki koszt powinien zostać przypisany do każdego klienta?
Sama faktura nie daje odpowiedzi. Pokazuje całkowity koszt współpracy z kontraktorem, ale nie wskazuje, jaka część tej kwoty obciąża konkretny projekt. Jeżeli firma przypisze cały koszt do jednego zlecenia, wynik projektu będzie zaniżony. Jeżeli pozostawi fakturę wyłącznie jako koszt ogólny, wszystkie projekty będą wyglądały na bardziej rentowne, niż są w rzeczywistości.
Wiemy, jak to jest, gdy dane potrzebne do rozliczenia istnieją, ale znajdują się w różnych miejscach:
- faktura programisty jest w systemie księgowym,
- czas pracy znajduje się w narzędziu projektowym,
- stawka kontraktora jest zapisana w umowie,
- budżety projektów są prowadzone w arkuszu,
- część godzin nie została przypisana do klienta,
- końcową rentowność liczy się ręcznie po zakończeniu miesiąca.
Dlatego rozliczanie programistów B2B powinno łączyć miesięczny koszt kontraktora z rzeczywistym czasem poświęconym na poszczególne projektach. Dopiero wtedy właściciel software house'u lub Project Manager może zobaczyć, ile naprawdę kosztuje obsługa każdego klienta.
Miesięczna faktura programisty B2B wynosi 24 000 zł. Specjalista pracował przy trzech projektach, wspierał zespół sprzedażowy w estymacjach i poświęcił kilka godzin na zadania wewnętrzne. Jaki koszt powinien zostać przypisany do każdego klienta?
Dlaczego miesięczna faktura B2B nie pokazuje kosztu poszczególnych projektów?
Faktura kontraktora odpowiada na jedno pytanie: ile firma ma zapłacić specjaliście za dany okres. Nie pokazuje jednak, gdzie powstał ten koszt i który projekt powinny go ponieść.
Jeden specjalista pracuje dla kilku klientów
W software house'ach programista rzadko realizuje przez cały miesiąc tylko jeden projekt. Może jednocześnie:
- rozwijać główny produkt klienta,
- usunąć błędy w innym systemie,
- uczestniczyć w discovery nowego projektu,
- wspierać wdrożenie,
- wykonywać code review,
- pomagać mniej doświadczonym członkom zespołu,
- uczestniczyć w estymacjach sprzedażowych,
- realizować zadania wewnętrzne.
Jeżeli miesięczny koszt nie zostanie podzielony zgodnie z rzeczywistym zaangażowaniem, firma nie zna prawdziowego wyniku żadnego z tych działań.
Projekty otrzymują zbyt niski koszt pracy
Częstym rozwiązaniem jest pozostawienie faktur B2B w kosztach ogólnych firmy. Projekty otrzymują wtedy jedynie informację o wykorzystanych godzinach, ale nie zostają obciążone finansową wartością pracy.
Powstaje niebezpieczna sytuacja:
- raport projektowy pokazuje wysoką marżę,
- liczba godzin mieści się w budżecie,
- klient został prawidłowo zafakturowany,
- wynik całej firmy jest jednak znacznie niższy od sumy marż projektowych.
Różnica wynika z kosztów specjalistów, które nie zostały przypisane do zleceń.
Wszystkie godziny są traktowane tak samo
Nawet prawidłowe przypisanie czasu nie wystarczy, jeśli każda godzina ma taką samą wartość.
Godzina junior developera może kosztować firmę 80 zł, a godzina senior developera 200 zł. Projekt wykorzystujący 100 godzin pracy może więc kosztować 8 000 zł albo 20 000 zł, zależnie od struktury zespołu.
Liczba roboczogodzin pokazuje zaangażowanie, ale dopiero połączenie godzin z kosztem konkretnego specjalisty pokazuje rzeczywiste obciążenie projektu.
Część czasu pozostaje nieprzypisana
Problemem są również godziny oznaczane jako:
- zadania wewnętrzne,
- organizacja pracy,
- wsparcie zespołu,
- spotkania,
- research,
- działania techniczne,
- poprawki,
- pozostałe.
Nie każda z tych godzin musi obciążać klienta. Firma powinna jednak wiedzieć, czy rzeczywiście jest to koszt ogólny, czy praca wykonana na rzecz konkretnego projektu, która została błędnie opisana.
Duża liczba nieprzypisanych godzin może oznaczać:
- nieprecyzyjne raportowanie czasu,
- brak jednoznacznych zasad ewidencji,
- zbyt ogólne zadania w systemie projektowym,
- wykonywanie dodatkowej pracy poza zakresem,
- ukryte koszty obsługi klientów,
- zbyt duże zaangażowanie kontraktorów w działania wewnętrzne.
Jak prawidłowo rozliczać programistów B2B między projektami?
Skuteczny proces powinny łączyć dane z faktury, stawkę kosztową kontraktora, ewidencję czasu oraz budżety projektów.
1. Ustal rzeczywisty koszt godziny kontraktora
Pierwszym krokiem jest określenie modelu rozliczenia.
Jeżeli programista wystawia fakturę na podstawie liczby przepracowanych godzin, stawka kosztowa może wynikać bezpośrednio z umowy.
Jeżeli otrzymuje stałe miesięczne wynagrodzenie, należy ustalić liczbę godzin, które w danym miesiącu były rzeczywiście dostępne do pracy projektowej.
Przykład:
- miesięczna faktura B2B: 24 000 zł,
- dostępność kontraktora: 160 godzin,
- rzeczywista stawka kosztowa: 150 zł za godzinę.
W uproszczonym modelu:
24 000 zł ÷ 160 godzin = 150 zł kosztu za godzinę
Jeżeli specjalista miał nieobecności albo część jego wynagrodzenia obejmuje dyżury, premię lub inne świadczenia, model powinien zostać odpowiednio dostosowany.
2. Wymagaj przypisywanie czasu do właściwych projektów
Każda godzina powinna mieć co najmniej:
- przypisany projekt,
- osobę wykonującą pracę,
- datę,
- liczbę godzin,
- rodzaj zadania,
- informację, czy praca mieściła się w zakresie.
Warto ograniczyć możliwość raportowania dużej liczby godzin do ogólnych kategorii. Jeżeli czas nie może zostać przypisany bezpośrednio do klienta, powinien trafić do jasno nazwanej kategorii wewnętrznej.
Pozwala to rozdzielić:
- czas komercyjny,
- czas wewnętrzny,
- sprzedaż i estymacje,
- rozwój kompetencji,
- poprawki wynikające z błędów,
- prace dodatkowe,
- wsparcie międzyprojektowe.
3. Przypisuj koszt proporcjonalnie do zaraportowanego czasu
Po zebraniu danych koszt kontraktora można podzielić między projektach.
Przykład:
Programista wystawił fakturę na 24 000 zł i przepracował:
- 80 godzin w projekcie A,
- 48 godzin w projekcie B,
- 16 godzin w projekcie C,
- 16 godzin przy zadaniach wewnętrznych.
Przy stawka kosztowej 150 zł koszt zostanie rozłożony następująco:
- projekt A: 12 000 zł,
- projekt B: 7 200 zł,
- projekt C: 2 400 zł,
- koszt wewnętrzny: 2 400 zł.
Dzięki temu każdy projekt otrzymuje koszt odpowiadający rzeczywistemu wykorzystaniu specjalisty.
4. Kontroluj koszt przed końcem miesiąca
Rozliczenie wykonywane dopiero po otrzymaniu faktury B2B jest spóźnione z punkta widzenia zarządzania projektu.
Project Manager powinien wcześniej widzieć:
- ile godzin specjalista przepracował przy projekcie,
- jaki koszt został już wygenerowany,
- ile godzin pozostało w budżecie,
- czy skład zespołu odpowiada pierwotnej estymacji,
- jaki będzie przewidywany koszt na koniec miesiąca,
- czy projekt utrzyma zakładaną marżę.
Jeżeli koszt rośnie zbyt szybko, firma może jeszcze zmienić organizację pracy, ograniczyć dodatkowy zakres albo renegocjować warunki z klientem.
Jak rozwiązaliśmy rozliczanie programistów B2B w Administy?
Prowadząc agencje i realizując projekty cyfrowe, pracowaliśmy ze specjalistami zaangażowanymi jednocześnie w kilka zleceń.
Miesięczna faktura B2B pokazywała całkowity koszt współpracy, ale nie mówiła nam, jaka część tej kwoty dotyczy konkretnego klienta. Aby policzyć rentowność, trzeba był połączyć dane z systemu projektowego, zestawienie stawek i dokumentów kosztowych.
Popełniliśmy też typowy błąd: patrzyliśmy na liczbę godzin, nie zawsze uwzględniając, że godzina każdego specjalisty ma inną wartość finansową.
Dlatego w Administy połączyliśmy:
- ewidencję czasu pracy,
- konkretnego pracownika lub kontraktora,
- jego indywidualną stawkę kosztową,
- projekt, do którego przypisano czas,
- przychody i koszty projektu,
- pozostały budżet,
- bieżącą i prognozowaną marżę.
Czas importowany z systemu projektowego jest przypisywany do właściwego projektu i automatycznie przeliczany według kosztu konkretnej osoby.
Jeżeli programista pracuje w jednym miesiącu przy trzech projektach, jego koszt jest dzielony proporcjonalnie do zaraportowanych godzin. Część dotycząca zadań wewnętrznych pozostaje natomiast widoczna jako koszt organizacji, zamiast sztucznie obciążać wybranego klienta.
W praktyce pozwala nam to zobaczyć:
- ile kosztowała praca kontraktora w każdym projekcie,
- który klient angałował największą część jego czasu,
- czy projekt wykorzystuje zbyt drogą strukturę zespołu,
- ile kosztuje czas wewnętrzny specjalisty,
- czy godziny zostały prawidłowo przypisane,
- jak koszt kontraktora wpływa na marżę,
- czy wartość umowy pokrywa rzeczywisty koszt pracy.
Takie dane pomagają również analizować model zatrudnienia. Jeżeli duża część opłaconego czasu kontraktora regularnie nie trafia do projektów komercyjnych, firma może sprawdzić:
- czy specjalista ma wystarczające obłożenie,
- czy zespół jest właściwie zaplanowany,
- czy sprzedawane stawki pokrywają koszty,
- czy część czasu nie jest raportowana nieprawidłowo,
- czy zadania wewnętrzne przynoszą oczekiwaną wartość.
Najważniejsza zmiana polega na tym, że faktura B2B przestaje być wyłącznie kosztem całej firmy. Staje się źródłem informacji o kosztach poszczególnych projektów i klientów.
Prawidłowe rozliczenie kontraktora pokazuje prawdziwą marżę projektu
Rozliczanie programistów B2B wymaga czegoś więcej niż zaksięgowania miesięcznej faktury. Trzeba połączyć koszt specjalisty z jego rzeczywistym czasem pracy i proporcjonalnie przypisać go do realizowanych projektów.
Dzięki temu firma widzi nie tylko liczbę godzin, ale również finansową wartość zaangażowania każdego członka zespołu.
Administy łączy czas pracy, indywidualne koszty specjalistów, faktury, przychody i marżę projektową w jednym miejscu.
Skontaktuj się z zespołem Administy i sprawdź, jak automatycznie rozdzielać koszty kontraktorów B2B między klientów oraz projektów.
