Spis treści5 sekcji
Kredyt kupiecki ułatwia sprzedaż. Klient może odebrać towar lub skorzystać z usługi, a zapłacić dopiero po 14, 30 albo 60 dniach. Dla wielu odbiorców B2B odroczony termin płatności jest standardem, a czasem jednym z warunków rozpoczęcia współpracy.
Z perspektywy sprzedawcy oznacza to jednak finansowanie klienta z własnych środków.
Firma musi wcześniej kupić towar, opłacić transport, wypłacić wynagrodzenia, rozliczyć dostawców i pokryć koszty operacyjne. Pieniądze ze sprzedaży mogą natomiast wpłynąć dopiero po kilku tygodniach — albo jeszcze później, jeśli kontrahent nie dotrzyma terminu.
Wiemy, jak to jest, gdy duża wartość wystawionych faktur daje poczucie dobrej sprzedaży, ale saldo rachunku nie pozwala spokojnie regulować najbliższych zobowiązań. Problemem nie jest wtedy brak przychodów. Problemem jest różnica między momentem poniesienia kosztu a faktycznym otrzymaniem pieniędzy.
Bezpieczny kredyt kupiecki nie polega więc na udzielaniu wszystkim klientom takiego samego terminu płatności. Wymaga oceny ryzyka, ustalenia limitu, monitorowania wykorzystania i uwzględniania rzeczywistych zachowań kontrahenta w prognozie cashflow.
Kredyt kupiecki ułatwia sprzedaż. Klient może odebrać towar lub skorzystać z usługi, a zapłacić dopiero po 14, 30 albo 60 dniach. Dla sprzedawcy oznacza to jednak finansowanie klienta z własnymi środkami.
Dlaczego kredyt kupiecki może zagrozić płynności firmy?
Kredyt kupiecki nie jest kredytem bankowym, ale jego mechanizm finansowy jest podobny. Firma przekazuje klientowi określoną wartość i przez ustalony czas czeka na zwrot środków.
Jeżeli takich transakcji jest dużo, przedsiębiorstwo może mieć znaczną część kapitału zamrożoną w należnościach.
Zatory płatnicze powstają właśnie wtedy, gdy przedsiębiorcy nie otrzymają pieniędzy od kontrahentów w terminie. UOKiK wskazuje, że opóźnienia mogą wywoływać efekt domina: firma, która nie otrzymała zapłaty, sama może mieć trudności z regulowaniem zobowiązań wobec kolejnych podmiotów.
Wysoka sprzedaż nie oznacza dostępna gotówkę
Firma może w jednym miesiącu sprzedać towary o wartości 500 000 zł, ale jeżeli większość faktur ma termin 60 dni, środki nie są jeszcze dostępne.
W tym samym czasie trzeba opłacić:
- dostawców,
- wynagrodzenia,
- podatki i składki,
- transport,
- magazynowanie,
- kolejne zatowarowanie,
- raty i leasingi,
- pozostałe koszty operacyjne.
Jeśli warunki udzielone klientom są dłuższe niż terminy płatności wobec dostawców, powstaje luka finansowa. Firma musi pokryć ją własnym kapitałem albo finansowaniem zewnętrznym.
Ten sam termin otrzymują klienci o różnym poziomie ryzyka
Częstym błędem jest ustalanie jednego terminu płatności dla wszystkich odbiorców.
Tymczasem klienci różnią się pod względem:
- długości współpracy,
- regularności płatności,
- wartości składanych zamówień,
- liczby otwartych faktur,
- skali wcześniejszych opóźnień,
- kondycji finansowej,
- znaczenia dla portfela firmy,
- możliwości zabezpieczenia transakcji.
Nowy klient, którego firma jeszcze nie zna, nie powinien automatycznie otrzymywać takich samych warunków jak odbiorca współpracujący terminowo od kilku lat.
Limit istnieje tylko w umowy albo w pamięci handlowca
Nawet poprawnie ustalony limit kredytu kupieckiego nie chroni firmy, jeżeli nikt nie monitoruje jego wykorzystania.
Klient może posiadać jednocześnie:
- faktury po terminie,
- faktury oczekujące na termin płatności,
- dostawy jeszcze niezafakturowane,
- zamówienia w realizacji,
- kolejne zamówienia oczekujące na akceptację.
Jeżeli system sprzedażowy nie łączy tych informacji, handlowiec może przyjąć kolejne zlecenie, mimo że całkowite zaangażowanie wobec klienta już przekroczyło bezpieczny poziom.
Formalny termin nie pokazuje rzeczywistej daty wpływu
Klient może mieć na fakturze termin 30 dni, ale w praktyce płacić regularnie po 42 dniach.
Jeżeli prognoza cashflow uwzględnia wyłącznie formalną datę, firma zakłada wpływ pieniędzy wcześniej, niż rzeczywiście nastąpi. To prowadzi do błędnych decyzji zakupowych i zbyt optymistycznej oceny dostępnych środków.
Dlatego bezpieczny model powinien analizować nie tylko warunki umowy, lecz również realne nawyki płatnicze kontrahenta.
Jak bezpiecznie udzielać kredytu kupieckiego?
Proces powinien rozpoczynać się przed pierwszą sprzedaży z odroczonym terminem i trwać przez cały okres współpracy.
1. Oceń kontrahenta przed przyznaniem odroczonej płatności
Przed podjęciem decyzji warto zebrać podstawowe informacje dotyczące klienta i planowanej transakcji.
Należy sprawdzić między innymi:
- jak długo firma działa,
- jaka jest skala planowanych zakupów,
- czy dane rejestrowe i kontaktowe są spójne,
- jak wygląda dotychczasowa historia współpracy,
- czy klient zgłaszał problemy z płatnościami,
- czy składa nagle znacznie większe zamówienie,
- czy branża klienta jest szczególnie narażona na sezonowość,
- czy zamówienie można częściowo zabezpieczyć zaliczką.
Ocena nie powinnia kończyć się prostym podziału na klientów „dobrych" i „złych". Jej efektem powinnia być dobranie odpowiednich warunków:
- przedpłata,
- częściowa zaliczka,
- krótki termin płatności,
- standardowy kredyt kupiecki,
- indywidualny limit,
- dodatkowe zabezpieczenie.
2. Ustal limit kredytowy, a nie tylko termin płatności
Termin określa, kiedy klient powinien zapłacić. Limit określa natomiast, jak duże łączne zaangażowanie firma jest gotowa zaakceptować.
Przykładowo klient może otrzymać:
- termin płatności: 30 dni,
- limit kupiecki: 80 000 zł.
Do wykorzystania limitu powinny być wliczane nie tylko przeterminowane faktury, ale całe bieżące zaangażowanie: należności przed terminie, dostawy niezafakturowane i potwierdzone zamówienia.
Limit warto uzależnić od:
- średnią wartości zakupów,
- historii płatniczej,
- kondycji współpracy,
- marży na sprzedaży,
- możliwości odzyskania towaru,
- dostępnego kapitału obrotowego sprzedawcy,
- koncentracji sprzedaży na jednym odbiorcy.
Limit powinien chronić sprzedawcę, a nie wyłącznie ułatwiać klientowi składanie kolejnych zamówień.
3. Dopasuj termin do własnego cyklu gotówkowego
Przed przyznaniem 30-, 45- lub 60-dniowego terminu trzeba sprawdzić, kiedy firma sama musi zapłacić za realizację sprzedaży.
Jeżeli dostawca oczekuje płatność po 14 dniach, a odbiorca otrzymuje 60 dni, sprzedawca finansuje co najmniej 46 dni różnicy.
- termin zapłaty dostawcy,
- czas magazynowania,
- termin dostawy do klienta,
- moment wystawienia faktury,
- deklarowany termin płatności,
- historyczne opóźnienie klienta,
- koszty działalności przypadające w tym okresie.
W transakcjach pomiędzy przedsiębiorcami prywatnych termin zapłaty co do zasady nie powinien przekraczać 60 dni, choć przepisy przewidują określane wyjątki i zależności związane między innymi ze statusem stron oraz treścią umowy. Warunki konkretnej transakcji należy więc ocenić także pod kątem obowiązujących przepisów.
4. Monitoruj klienta również po przyznaniu limitu
Ocena wykonana przy rozpoczęciu współpracy szybko może stracić aktualność.
Sygnałami ostrzegawczymi są między innymi:
- stopniowe wydłużanie opóźnień,
- częstsze prośby o przesunięcie terminu,
- wzrost liczby częściowych płatności,
- brak reakcji na przypomnienia,
- nagły wzrost wartości zamówień,
- zwiększenie liczby faktur otwartych,
- pogarszający się trend płatniczy,
- przekroczenie przyznanego limitu.
Po wystąpieniu takich sygnałów firma może:
- zmniejszyć limit,
- skrócić termin,
- zażądać zaliczkę,
- wstrzymać kolejne dostawy,
- rozłożyć płatność na etapy,
- zabezpieczyć kolejne zamówienie,
- rozpocząć wcześniejszą komunikację przypominającą.
Bezpieczny kredyt kupiecki wymaga więc ciągłego zarządzania, a nie jednorazowej zgody handlowca.
Jak rozwiązaliśmy ten problem w Administy?
Prowadząc agencje, również udzielaliśmy klientom faktycznego kredytu kupieckiego.
Realizowaliśmy pracę przed otrzymaniu pełnego wynagrodzenia. Zespół poświęcał czas, podwykonawcy wystawiali faktury, kupowaliśmy licencje i ponosiliśmy koszty projektu. Klient otrzymywał natomiast fakturę z odroczonym terminem płatności.
Mechanizm był więc taki sam jak w handlu: najpierw ponosiliśmy koszt i dostarczaliśmy wartość, a dopiero później otrzymywaliśmy gotówkę.
Początkowo patrzyliśmy przede wszystkim na formalny termin faktury. Jeżeli dokument miał zostać opłacony za 30 dni, właśnie tę datę uwzględnialiśmy w planowaniu.
Z czasem zauważyliśmy, że poszczególni klienci zachowują się inaczej:
- jeden płacił kilka dni przed terminem,
- drugi regularnie dwa lub trzy dni później,
- kolejny opóźniał przelew o kilkanaście dni,
- inny płacił terminowo małe faktury, ale później regulował większe kwoty.
Formalny termin nie wystarczał więc do przewidywania rzeczywistego wpływu.
Dlatego w Administy zaczęliśmy analizować historię płatniczą każdego kontrahenta osobno.
System może uwzględniać:
- liczbę dni opóźnienia,
- średnie opóźnienie klienta,
- historię wcześniejszych faktur,
- zachowanie przy fakturach o różnej wartości,
- kierunek zmian: poprawę lub pogorszenie,
- wartość aktualnych należności,
- liczbę dokumentów oczekujących,
- pewność przygotowanej prognozy.
Administy analizuje między innymi wskaźniki związane z opóźnieniami i należnościami, trend płatniczy kontrahenta oraz zachowanie przy fakturach o różnych wartościach. Na tej podstawie wspiera ocenę, kiedy środków można spodziewać się w praktyce.
Dzięki temu w prognozie cashflow nie musimy zakładać, że każdy klient zapłaci dokładnie w dniu wskazanym na fakturze.
Jeżeli kontrahent regularnie płaci 12 dni po terminie, plan finansowy powinien uwzględniać właśnie takie zachowanie. Pozwala to wcześniej zobaczyć, czy przewidywane wpływy pokryją:
- wynagrodzenia,
- faktury podwykonawców,
- podatki,
- koszty stałe,
- zakupy niezbędne do kolejnych projektów.
Połączenie historii klienta z bieżącymi należności pozwala też szybciej wykrywać zmianę zachowania.
Jeżeli odbiorca dotychczas płacił terminowo, ale jego kolejne opóźnienia rosną, może to być sygnał do:
- ograniczenia dalszego zaangażowania,
- skrócenia terminu,
- zmiany limitu,
- pobrania zaliczki,
- rozpoczęcia przypomnień przed terminie,
- rozmowy o nowych warunkach współpracy.
Najważniejsza zmiana polegała na przejściu od podejścia:
„Klient ma 30 dni na płatność"
do podejścia:
„Klient formalnie ma 30 dni, ale na podstawie historii realnego przelewu spodziewamy się po 39 dniach".
To właśnie ta druga informacja jest potrzebna do odpowiedzialnego zarządzania płynności.
Kredyt kupiecki powinien wspierać sprzedaż, a nie finansować ryzyko bez limitu
Odroczony termin może być ważnym narzędziem handlowym, ale wymaga kontroli. Firma powinna wiedzieć, komu udziela finansowania, w jakiej wysokości, na jaki okres i jaki wpływ ma to na jej własne zobowiązania.
Bezpieczny kredyt kupiecki opiera się na czterech elementach:
- ocenie kontrahenta,
- indywidualnym limicie,
- monitorowaniu wykorzystania,
- prognozie opartej na realnej historii płatniczej.
Dzięki temu firma może wspierać sprzedaż bez podejmowania niekontrolowanego ryzyko utraty płynności.
Administy pomaga analizować historię płatniczą kontrahentów, monitorować otwarte należności oraz uwzględniać realne terminy wpływów w prognozie cashflow.
Umów prezentację Administy i sprawdź, jak lepiej kontrolować kredyt kupiecki, zanim rosnąca sprzedaż zacznie zamrażać gotówkę firmy.
