Spis treści5 sekcji
Software house może mieć podpisane kontrakty, rosnącą sprzedaż i wystawione faktury, a mimo to zbliżać się do dnia wypłat bez pewności, czy na rachunku znajdzie się wystarczająca ilość środków.
Wynagrodzenia pracowników, faktury kontraktorów B2B, podatki i koszty narzędzi mają konkretne terminy. Płatności od klientów wpływają natomiast nieregularnie. Jeden kontrahent płaci przed terminem, drugi kilka dni później, a kolejny czeka z przelewem do zakończenia wewnętrznego procesu akceptacji.
Wiemy, jak to jest, gdy wartość faktur wygląda dobrze, ale nie daje odpowiedzi na najważniejsze pytanie:
Czy firma będzie miała wystarczającą gotówkę na wypłaty w konkretnym dniu?
Problemem nie jest wtedy brak przychodu, lecz niedopasowanie terminów wpływów i wydatków. Dlatego cashflow software house powinien być prognozowany na podstawie faktycznych zachowań klientów oraz planowanych kosztów zespołu, a nie wyłącznie terminów zapisanych na fakturach.
Software house może mieć podpisane kontrakty, rosnącą sprzedaż i wystawione faktury, a mimo to zbliżać się do dnia wypłat bez pewności, czy na rachunku znajdzie się wystarczająca ilość środków.
Dlaczego rentowny software house może nie mieć pieniędzy na wypłaty?
Wynik finansowy i stan gotówki to dwie różne informacje.
Firma może wystawić fakturę na 100 000 zł i wykazać przychód, ale dopóki klient nie wykona przelewu, pieniądze nie są dostępne. W tym samym czasie trzeba opłacić osoby, które wykonały pracę objętą tą fakturą.
Koszty zespołu mają stałe terminy
W większości firm technologicznych najważniejszym kosztem jest praca specjalistów.
Każdego miesiąca trzeba uwzględnić między innymi:
- wynagrodzenia pracowników,
- faktury programistów B2B,
- koszty Project Managerów i Delivery Managerów,
- pracę testerów, designerów i analityków,
- podatki i składki,
- premie,
- licencje i narzędzia,
- infrastrukturę chmurową,
- koszty podwykonawców.
Terminy tych zobowiązań są stosunkowo przewidykalne. Firma wie, kiedy musi wykonać przelewy, nawet jeśli nie wie jeszcze dokładnie, kiedy zapłacą klienci.
Termin faktury nie jest terminem wpływu
Jeżeli faktura ma termin płatności na 15. dzień miesiąca, wiele firm automatycznie umieszcza tę kwotę w prognozie wpływów właśnie pod tą datą.
W praktyce klient może płacić:
- trzy dni przed terminem,
- dokładnie w terminie,
- siedem dni później,
- dopiero po przypomnieniu,
- po zakończeniu własnego cyklu akceptacji,
- częściami.
Jeżeli kontrahent regularnie płaci dziewięć dni po terminie, zakładanie wpływu w dniu formalnej wymagalności zawyża prognozowane saldo.
Planowanie wypłat na podstawie nominalnych terminów faktur może dawać fałszywe poczucie bezpieczeństwa.
Projekty są fakturowane później niż powstają ich koszty
W projekcie Fixed Price zespół może pracować przez kilka tygodni, zanim zostanie osiągnięty kamień milowy umożliwiający wystawienie faktury.
W modelu Time and Material godziny są często rozliczane po zakończeniu miesiąca. Następnie klient zatwierdza zestawienie czasu, firma wystawia fakturę i czeka na płatność.
Oznacza to, że od wykonania pracy do otrzymania pieniędzy może minąć wiele tygodni.
W tym czasie software house finansuje:
- wynagrodzenia zespołu,
- faktury kontraktorów,
- koszty infrastruktury,
- narzędzia,
- podwykonawców,
- działania związane z zarządzaniem projektem.
Wzrost sprzedaży może zwiększać zapotrzebowanie na gotówkę
Nowy projekt często wymaga zatrudnienia kolejnej osoby albo zwiększenia zaangażowania kontraktorów, zanim pojawi się pierwszy wpływ od klienta.
Firma rośnie, lecz jednocześnie musi wcześniej sfinansować:
- rekrutację,
- onboarding,
- nowe stanowiska pracy,
- dodatkowe licencje,
- pierwsze tygodnie realizacji,
- okres oczekiwania na fakturę i przelew.
Dlatego wzrost liczby projektów może chwilowo pogorszyć płynność, nawet jeśli wszystkie zlecenia są rentowne.
Jak prognozować cashflow software house i zabezpieczyć wypłaty?
Skuteczna prognoza powinna odpowiadać nie tylko na pytanie, ile firma zarobi, lecz przede wszystkim: kiedy konkretne pieniądze pojawią się na rachunku i jakie zobowiązania trzeba wtedy pokryć.
1. Przygotuj kroczący plan wpływów i wydatków
Prognoza powinna obejmować przynajmniej najbliższe tygodnie i być regularnie aktualizowana.
Dla każdego wpływu warto wskazać:
- klienta,
- numer lub etap projektu,
- kwotę,
- formalny termin płatności,
- przewidywaną datę przelewu,
- prawdopodobieństwo wpływu,
- status faktury,
- informację o ewentualnym opóźnieniu.
Po stronie kosztów należy uwzględnić:
- wynagrodzenia,
- faktury B2B,
- podatki i składki,
- koszty stałe,
- faktury podwykonawców,
- licencje,
- infrastrukturę,
- planowane rekrutacje,
- wydatki projektowe.
Prognoza powinna być aktualizowana po każdym istotnym zdarzeniu: wpłacie, wystawieniu faktury, zmianie terminu lub pojawieniu się nowego kosztu.
2. Uwzględniaj faktyczne zachowania płatnicze klientów
Formalna data na fakturze jest punktem wyjścia, ale nie powinna być jedyną podstawą prognozy.
Dla każdego kontrahenta warto analizować:
- średnią liczbę dni opóźnienia,
- ostatnie płatności,
- trend: poprawa czy pogorszenie,
- zachowanie przy fakturach o różnej wartości,
- częstotliwość częściowych wpłat,
- reakcję na przypomnienia,
- odchylenie między deklarowaną i faktyczną datę przelewu.
Jeżeli klient przez ostatnie sześć miesięcy płacił średnio osiem dni po terminie, właśnie taki scenariusz powinien zostać uwzględniony w planowaniu gotówki.
3. Oddziel wpływy pewne od oczekiwanych
Nie każda kwota widoczna w sprzedaży ma taki sam poziom pewności.
Warto rozdzielić:
Wpływy potwierdzone
- faktura została wystawiona,
- klient zaakceptował dokument,
- płatność została zapowiedziana,
- historia klienta jest stabilna.
Wpływy prawdopodobne
- faktura została wystawiona, ale klient zwykle płaci później,
- dokument czeka na akceptację,
- termin jest bliski, lecz brak potwierdzenia.
Wpływy planowane
- etap projektu nie został jeszcze odebrany,
- faktura nie została wystawiona,
- przychód zależy od wykonania kolejnych prac.
Wypłat nie należy zabezpieczać wyłącznie przychodami planowanymi. Do oceny bezpieczeństwa potrzebne są wpływy, których prawdopodobieństwo jest wysokie.
4. Oblicz minimalne saldo bezpieczeństwa
Firma powinna określić kwotę, poniżej której nie chce zejść po wykonaniu wypłat i najważniejszych przelewów.
Minimalne saldo może obejmować:
- pełny miesięczny koszt zespołu,
- podatki i składki,
- najważniejsze koszty stałe,
- rezerwę na nieprzewidziane wydatki,
- bufor na opóźnienia klientów.
Przykład:
- wynagrodzenia i faktury B2B: 180 000 zł,
- podatki i składki: 45 000 zł,
- narzędzia oraz infrastruktura: 25 000 zł,
- pozostałe koszty stałe: 30 000 zł.
Łączne podstawowe zapotrzebowanie wynosi 280 000 zł.
Jeżeli przewidywane saldo przed wypłatami wynosi 260 000 zł, firma powinna wcześniej zareagować, nawet jeśli ma wystawione faktury o znacznie większej wartości.
5. Ustal progi ostrzegawcze i scenariusze działania
Prognoza ma wartość tylko wtedy, gdy prowadzi do decyzji.
Warto ustalić progi, na przykład:
- ostrzeżenie, gdy prognozowane saldo spada poniżej kosztu jednego miesiąca pracy zespołu,
- alert, gdy ważny klient przekracza typowe opóźnienie,
- sygnał, gdy kilka dużych wpływów zależy od jednego kontrahenta,
- alarm, gdy planowane koszty przekraczają wpływy o określoną kwotę.
Możliwe działania to:
- wcześniejsze wystawienie faktury,
- zmiana harmonogramu płatności,
- pobranie zaliczki,
- przyspieszenie odbioru etapu,
- kontakt z opóźniającym się klientem,
- przesunięcie wydatku, który nie jest pilny,
- renegocjacja terminu z dostawcą,
- zabezpieczenie finansowania obrotowego.
Jak rozwiązaliśmy prognozowanie wypłat w Administy?
Prowadząc agencje i projekty cyfrowe, sami mierzyliśmy się z różnicą pomiędzy stałymi terminami kosztów a nieregularnymi wpływami.
Wynagrodzenia oraz faktury kontraktorów miały konkretne daty płatności. Klienci regulawali należności w różnym tempie.
Jeden płacił terminowo. Drugi kilka dni później. Kolejny potrzebował przypomnienia, a większe faktury przechodziły u niego przez dłuższy proces akceptacji.
Początkowo prognoza opierała się przede wszystkim na terminach z faktur. To oznaczało, że planowane saldo wyglądał dobrze, dopóki rzeczywisty przelew nie przesunął się o kolejny tydzień.
Dlatego w Administy połączyliśmy:
- historię płatniczą kontrahentów,
- formalne terminy faktur,
- przewidywane daty wpływów,
- kwoty już opłacone,
- należności oczekujące,
- wynagrodzenia,
- faktury kontraktorów,
- koszty stałe,
- planowane wydatki projektowe.
System analizuje zachowanie poszczególnych klientów i pomaga ocenić, kiedy pieniędzy można spodziewać się w praktyce.
Administy może rozróżniać faktury według terminów i poziomu opóźnienia, analizować trend płatniczy kontrahenta oraz zestawiać planowane wpływy z kosztami bieżącego i kolejnego miesiąca.
Dzięki temu widzimy nie tylko, jaka kwota została wystawiona, ale również:
- ile pieniędzy rzeczywiście wpłynęło,
- ile pozostaje do zapłaty,
- które wpływy są zagrożone,
- jakie zobowiązań przypadają przed przewidywaną płatnością,
- w którym tygodniu może pojawić się niedobór gotówki.
Przykładowo formalny harmonogram może wskazywać:
- 200 000 zł wpływów przed wypłatami,
- 180 000 zł kosztu zespołu.
Na pierwszy rzut oka firma posiada 20 000 zł nadwyżka.
Jeżeli jednak 70 000 zł pochodzi od klienta, który regularnie płaci dziesięć dni później, rzeczywista sytuacja wygląda inaczej. W dniu wypłat może brakować 50 000 zł.
Taki sygnał pojawia się odpowiednio wcześniej, dzięki czemu można:
- skontaktować się z klientem,
- przyspieszyć rozliczenie,
- wystawić kolejną fakturę etapową,
- zmienić kolejność wydatków,
- przygotować bufor finansowy.
Najważniejsza zmiana polega na przejściu od pytania:
„Ile faktur mamy wystawionych?”
do pytania:
„Ile pieniędzy realnie wpłynie przed dniem wypłat?”
To właśnie ta informacja decyduje o bezpieczeństwie operacyjnym firmy.
Wypłaty trzeba planować na podstawie gotówki, nie wartości sprzedaży
Software house może być rentowny i jednocześnie mieć problem z terminowym pokryciem kosztów zespołu. Wystarczy, że wpływy od klientów pojawiają się później niż wynagrodzenia i faktury kontraktorów.
Dobry cashflow software house powinien uwzględniać realne zachowania płatnicze, planowane koszty i minimalne saldo bezpieczeństwa.
Dzięki temu właściciel widzi ryzyko wcześniej, a nie dopiero kilka dni przed wypłatami.
Sprawdź, czy przyszłe wpływy pokryją koszty zespołu
Administy pomaga zestawić rzeczywiste terminy płatności klientów z wynagrodzeniami, fakturami B2B i pozostałymi kosztami firmy.
Umów prezentację Administy i zobacz, jak wcześniej wykrywać miesiące oraz tygodnie, w których firma może potrzebować dodatkowej gotówki.
