Spis treści6 sekcji
Jeden specjalista może w ciągu miesiąca pracować przy kilku projektach, obsługiwać stałych klientów i wykonywać zadania wewnętrzne. Sama wysokość jego wynagrodzenia nie pokazuje więc, jaka część kosztu powinna obciążyć konkretne zlecenie.
Bez rzetelnego przypisywania czasu pracy firma może widzieć przychód projektu, ale nie znać jego rzeczywistej marży.
Dlaczego liczba godzin nie wystarcza?
Godzina pracy każdego pracownika lub kontraktora może mieć inny koszt.
Na rzeczywisty koszt specjalisty wpływają między innymi:
- wynagrodzenie lub faktura B2B
- składki i dodatkowe świadczenia
- płatne nieobecności
- oprogramowanie i narzędzia
- koszty stanowiska pracy
- czas niewykorzystywany bezpośrednio w projektach
Dlatego 20 godzin pracy dwóch różnych osób nie musi oznaczać takiego samego kosztu dla projektu.
Jak prawidłowo rozliczać pracę zespołu?
Rejestruj czas przy konkretnych zadaniach
Każda godzina powinna być przypisana do projektu, klienta lub zadania wewnętrznego. Ogólny wpis „praca nad projektem” utrudnia późniejszą analizę.
Ustal koszt godziny specjalisty
Firma powinna określić koszt pracy każdej osoby. Nie chodzi o stawkę sprzedażową dla klienta, lecz o rzeczywisty koszt ponoszony przez przedsiębiorstwo.
Rozdzielaj pracę projektową i wewnętrzną
Spotkania firmowe, szkolenia, administracja i rozwój własnych produktów również zajmują czas zespołu. Nie powinny jednak automatycznie obciążać projektów klientów.
Porównuj wykonanie z budżetem
Samo zebranie godzin nie wystarczy. Trzeba regularnie porównywać:
- liczbę godzin zaplanowanych
- czas już wykorzystany
- koszt poniesiony
- budżet pozostały do wykorzystania
- prognozowany koszt zakończenia projektu
Dzięki temu przekroczenie budżetu można zauważyć jeszcze przed zakończeniu prac.
Najczęstsze błędy
Do najczęstszych problemów należą:
- brak regularnej ewidencji czasu
- wpisywanie godzin dopiero pod koniec miesiąca
- przypisywanie całej faktury B2B do jednego projektu
- nieuwzględnianie pracy kilku osób przy tym samym kliencie
- porównywanie przychodu wyłącznie z kosztami zewnętrznymi
- analizowanie rentowności dopiero po zamknięciu projektu
W efekcie firma może uznać projekt za opłacalny, mimo że dodatkowe godziny zespołu pochłonęły większość zakładanej marży.
Jak Administy pomaga rozliczać pracę zespołu?
Administy łączy dane o czasie pracy z indywidualnym kosztem pracownika lub kontraktora.
System pozwala:
- importować czas pracy z systemu projektowego
- przypisywać godziny do konkretnych projektów
- przeliczać czas na rzeczywisty koszt
- rozdzierać koszt specjalisty między kilka zleceń
- porównywać budżet godzinowy z wykonaniem
- kontrolować aktualną i prognozowaną marżę
- sprawdzić, ile godzin i środków pozostało do zakończenia projektu
- analizować wyniki według projektu, klienta i pracownika
Dzięki temu miesięczna faktura kontraktora lub wynagrodzenie pracownika nie pozostają jednym ogólnym kosztem. Firma widzi, które projekty rzeczywiście angażowały zespół i jaki koszt wygenerowały.
Podsumowanie
Rzetelne rozliczanie pracy zespołu wymaga połączenia trzech danych: czasu pracy, kosztu specjalisty i projektu, którego dotyczyła praca.
Administy automatyzuje to połączenie i pokazuje wpływ godzin zespołu na koszt oraz marżę projektu. Dzięki temu firma może wcześniej wykrywać przekroczenia budżetu, lepiej planować dostępność pracowników i oceniać rentowność zleceń na podstawie danych.
