Spis treści6 sekcji
Projekt został wyceniony na 20 000 zł, a zakładana marża miała wynieść 35%. Po zakończeniu prac okazuje się jednak, że dodatkowe godziny, poprawki i koszty podwykonawców zmniejszyły ją niemal do zera.
To częsty problem firm usługowych. Początkowa wycena jest tworzona na podstawie założeń, natomiast rzeczywisty koszt powstaje każdego dnia podczas realizacji projektu.
Dlaczego wycena zaczyna się rozjeżdżać?
Najczęściej wpływają na to:
- zbyt optymistyczna estymacja liczby godzin
- dodatkowe poprawki nieuwzględnione w zakresie
- zmiana oczekiwań klienta
- większe zaangażowanie droższych specjalistów
- koszty podwykonawców i narzędzi
- opóźnienia po stronie klienta
- brak aktualizacji budżetu w trakcie prac
Każdy z tych elementów może wydawać się niewielki. Łącznie potrafią jednak pochłonąć znaczną część planowanej marży.
Cena sprzedaży to nie to samo co koszt realizacji
Wartość umowy pokazuje, ile klient zapłaci. Nie pokazuje natomiast, ile firma rzeczywiście wyda na wykonanie projektu.
Rzeczywisty koszt powinna obejmować między innymi:
- czas pracy wszystkich zaangażowanych osób
- indywidualny koszt godziny każdego specjalisty
- faktury podwykonawców
- licencje i narzędzia
- zakup materiałów
- dodatkowe spotkania i poprawki
- praca wykonana poza pierwotnym zakresem
Jeżeli firma nie łączy tych danych, wynik projektu może wyglądać dobrze aż do końcowego rozliczenia.
Jak tworzyć lepsze wyceny?
Korzystaj z danych historycznych
Wycena powinna opierać się na rzeczywistych wynikach podobnych projektów, a nie wyłącznie na intuicji.
Warto sprawdzić:
- ile godzin faktycznie zajmowały podobne zadania
- które etapy najczęściej przekraczały budżet
- ile poprawek zgłaszali klienci
- jakie koszty pojawiały się poza planem
Dodaj rezerwę
Projekt powinna zawierać margines na ryzyka, poprawki i nieprzewidziane działania. Brak rezerwy sprawia, że nawet niewielka zmiana od razu obniża marżę.
Oddziel zakres podstawowy od prac dodatkowych
Umowa i wycena powinna jasno określać, co zawiera cena, a które zadania będą rozliczane oddzielnie.
Monitoruj projekt w trakcie realizacji
Nie należy czekać do końca projektu. Warto regularnie porównywać:
- budżet planowany
- poniesione koszty
- wykorzystane godziny
- koszt potrzebny do zakończenia
- aktualną i prognozowaną marżę
Jak Administy pomaga kontrolować rzeczywisty koszt?
Administy łączy przychody, koszty i czas pracy z konkretnym projektem.
System pozwala:
- porównywać planowany budżet z wykonaniem
- przeliczać godziny zespołu na rzeczywisty koszt
- przypisywać faktury i koszty zewnętrzne do projektu
- kontrolować wykorzystanie budżetu godzinowego
- sprawdzić koszt potrzebny do zakończenia prac
- monitorować aktualną i prognozowaną marżę
- wykrywać projekty, których rentowność zaczyna spadać
Dzięki temu firma widzi problem wcześniej, a nie dopiero po wystawieniu ostatniej faktury. Może ograniczyć zakres, zmienić harmonogram, rozliczyć prace dodatkowe albo porozmawiać z klientem o nowej wycenie.
Podsumowanie
Wycena jest prognozą, a rzeczywisty koszt wynika z faktycznie wykonanej pracy i poniesionych wydatków.
Największe rozbieżności powstają wtedy, gdy firma nie mierzy czasu, nie rejestruje dodatkowych prac i analizuje rentowność dopiero po zakończeniu projektu.
Administy pozwala porównywać plan z wykonaniem na bieżąco. Dzięki temu można wcześniej zauważyć spadek marży i zareagować, zanim projekt stanie się nierentowny.
