Spis treści7 sekcji
Przy kilku projektach realizowanych jednocześnie łatwo stracić pełny obraz ich sytuacji finansowej. Ze względu na to, że część informacji znajduje się w systemie do fakturowania, czas pracy specjalistów w narzędziu do zarządzania projektami, koszty w księgowości, płatności na rachunku bankowym, a budżet w arkuszu projektu. Postęp prac jeszcze gdzie indziej.
Każda z tych informacji osobno może być aktualna, problem pojawia się wtedy, gdy nikt nie widzi ich razem. W efekcie projekt może przez kilka tygodni stopniowo przekraczać założony budżet, a firma dowiaduje się o tym dopiero po jego zakończeniu, kiedy wszystkie faktury, godziny i koszty zostaną zebrane w jednym zestawieniu.
Więc pytaniem jakie możemy zadać: Czy można było zobaczyć to wcześniej?
Budżet projektu to nie tylko faktury
Jednym z najczęstszych błędów w kontroli projektów jest patrzenie wyłącznie na wystawione i otrzymane faktury. Ale faktury nie pokazują wszystkiego.
Bo wyobraźmy sobie projekt, który na pierwszy rzut oka nadal mieści się w budżecie. Nie pojawiła się jeszcze żadna duża faktura kosztowa, a klient regularnie płaci. Jednocześnie zespół wykorzystał już znacznie więcej godzin niż zakładano.
Specjalista, który miał pracować nad projektem przez 60 godzin, przepracował 90 godzin. Do realizacji zaangażowano dodatkową osobę, a termin przesunął się o dwa tygodnie.
W systemie fakturowym wszystko może wyglądać poprawnie, natomiast w rzeczywistości koszt projektu już się zmienił.
Dlatego do oceny budżetu potrzebujemy szerszego obrazu.
Co naprawdę pokazuje kondycję projektu?
Żeby odpowiedzieć na pytanie, czy projekt nadal realizowany jest zgodnie z założeniami, warto obserwować jednocześnie kilka elementów.
- Budżet projektu to on pokazuje punkt wyjścia i to, ile planowaliśmy przeznaczyć na realizację.
- Koszt rzeczywisty pokazuje, ile projekt już kosztował firmę, nie tylko na podstawie faktur, ale również czasu pracy zaangażowanych specjalistów.
- Postęp projektu pozwala ocenić, czy wykorzystanie budżetu jest proporcjonalne do wykonanej pracy. Jeżeli wykorzystaliśmy 80% kosztów, a wykonaliśmy dopiero połowę projektu, powinien pojawić się sygnał ostrzegawczy.
- Koszt do zakończenia odpowiada na pytanie, ile jeszcze trzeba wydać, aby dokończyć pozostały zakres.
- Marża planowana i bieżąca pokazują, czy pierwotne założenia finansowe nadal są aktualne.
- Wystawione i opłacone faktury pozwalają sprawdzić nie tylko, ile przychodu zostało już rozliczone, ale przede wszystkim ile pieniędzy rzeczywiście wpłynęło.
- Cash gap pokazuje natomiast, czy firma będzie musiała finansować dalszą realizację projektu z własnych środków, zanim otrzyma kolejne płatności od klienta.
Zestawienie tych danych daje pełny i rzeczywisty obraz sytuacji.
Problem zaczyna się, gdy dane spotykają się dopiero na końcu
W niektórych firmach wszystkie informacje o projekcie są łączone tuż przed jego końcem lub dopiero po zakończeniu, ale to zdecydowanie za późno. Dochodzi wtedy do sytuacji, w której planowana marża wynosiła 30%, a rzeczywista okazuje się znacznie niższa.
Projekt, który miał zmieścić się w określonym budżecie, pochłonął kilkadziesiąt dodatkowych godzin pracy. Problem nie polega na tym, że firma nie posiada danych, ale że dane nie były dostępne razem w momencie, w którym można było jeszcze podjąć decyzję.
Jeden widok zamiast kilku źródeł
Przy większej liczbie projektów ręczne łączenie danych szybko przestaje być efektywne. Manager nie powinien każdego dnia otwierać arkusza z budżetem, systemu fakturowego, narzędzia do rejestrowania czasu, bankowości i systemu projektowego, żeby ustalić, który z dziesięciu projektów wymaga uwagi.
Potrzebny jest jeden widok, w którym można porównać projekty i od razu zobaczyć najważniejsze odchylenia.
Na przykład:
- który projekt wykorzystał już większość budżetu,
- gdzie rośnie rzeczywisty koszt pracy,
- w którym projekcie spada zakładana marża,
- ile faktur zostało wystawionych i opłaconych,
- ile jeszcze będzie kosztowało zakończenie realizacji,
- gdzie pojawia się lub może pojawić się cash gap.
Dzięki temu analiza nie zaczyna się od szukania danych tylko od odpowiedzi na pytanie: który projekt wymaga teraz mojej uwagi?
Aktualne dane dają możliwość reakcji
Samo wykrycie przekroczenia budżetu po zakończeniu projektu ma ograniczoną wartość. Możemy wyciągnąć wnioski na przyszłość, ale nie zmienimy już wyniku tego konkretnego projektu.
Jeżeli natomiast widzimy problem w trakcie realizacji, nadal możemy zareagować. Można zweryfikować pozostały zakres, ograniczyć dodatkowe prace, zmienić zaangażowanie zespołu, porozmawiać z klientem o rozszerzeniu budżetu albo inaczej zaplanować kolejne etapy.
Dlatego wartość bieżącej kontroli projektu nie polega wyłącznie na dokładniejszym raportowaniu. Polega przede wszystkim na możliwości podejmowania decyzji, zanim odchylenie stanie się końcowym wynikiem projektu.
Administy łączy dane projektu w jednym widoku
W Administy dane finansowe projektu nie muszą być analizowane oddzielnie.
W jednym miejscu możesz zestawić budżet, rzeczywiste koszty, czas pracy specjalistów, postęp realizacji, wystawione i opłacone faktury, koszt do zakończenia, marżę oraz cash gap.
Dzięki temu możesz porównywać projekty na bieżąco i wcześniej zauważyć, że któryś z nich zaczyna odbiegać od założeń.
Bo najważniejsze pytanie nie brzmi:
Który projekt przekroczył budżet?
Tylko:
Który projekt zmierza do przekroczenia budżetu i czy widzisz to wystarczająco wcześnie, żeby jeszcze zareagować?
Chcesz zobaczyć wszystkie najważniejsze dane finansowe swoich projektów w jednym miejscu? Zobacz, jak robi to Administy.
