T&M czy ryczałt? Który model rozliczeń bardziej obciąża cashflow?

T&M a ryczałt. Na czym polega różnica?

Główna różnica między T&M a ryczałtem polega na sposobie rozliczenia. W modelu T&M, czyli Time & Materials, klient płaci za faktycznie wykorzystany czas i zasoby. Rozliczenie może odbywać się na podstawie przepracowanych godzin, dni roboczych lub zaangażowania konkretnych specjalistów. Natomiast w modelu ryczałtowym, czyli Fixed Price, klient płaci ustaloną wcześniej kwotę za określony zakres projektu.

W praktyce oznacza to również inne rozłożenie ryzyka.

Jeśli realizacja projektu T&M wymaga dodatkowych 30 godzin pracy, godziny te mogą zostać dodatkowo rozliczone z klientem. Jeśli ten sam problem pojawi się w projekcie ryczałtowym, dodatkowe godziny mogą po prostu zwiększyć koszt realizacji projektu i zmniejszyć jego planowaną marżę. Oczywiście pod warunkiem, że nie zostanie uruchomiona procedura zmiany zakresu i dodatkowego rozliczenia.

Kiedy wybrać T&M?

T&M sprawdza się przede wszystkim w projektach, w których trudno już na początku dokładnie przewidzieć końcowy zakres pracy.

Może być dobrym rozwiązaniem, gdy:

• wymagania klienta mogą zmieniać się w trakcie realizacji,
• trudno dokładnie oszacować liczbę potrzebnych godzin,
• projekt rozwijany jest etapami,
• zespół pracuje iteracyjnie,
• klient chce mieć możliwość bieżącej zmiany priorytetów,
• na początku projektu istnieje wiele niewiadomych.

Dla wykonawcy dużą zaletą T&M jest możliwość rozliczenia faktycznie wykonanej pracy. Jeżeli projekt wymaga większego zaangażowania zespołu, niż pierwotnie zakładano, dodatkowe godziny mogą oznaczać również dodatkowy przychód. Nie oznacza to jednak, że T&M automatycznie gwarantuje bezpieczny cashflow.

Jeżeli firma rozlicza klienta raz w miesiącu, faktura wystawiana jest po zaakceptowaniu raportu godzin, a klient ma następnie 30 dni na zapłatę, firma nadal może przez długi czas finansować projekt ze swoich środków. Dlatego sam model rozliczenia nie wystarczy.

Znaczenie ma również moment fakturowania i rzeczywisty termin otrzymania płatności.

Kiedy ryczałt ma sens?

Ryczałt sprawdza się najlepiej wtedy, gdy projekt jest przewidywalny. Zakres, harmonogram i wymagania powinny być na tyle dobrze określone, żeby zespół mógł wiarygodnie oszacować:

• liczbę godzin potrzebnych do realizacji,
• koszt pracowników i specjalistów,
• koszty podwykonawców,
• koszty dodatkowych usług i narzędzi,
• czas realizacji,
• planowaną marżę.

Jeżeli te elementy są dobrze zaplanowane, ryczałt może być bardzo atrakcyjnym modelem zarówno dla wykonawcy, jak i klienta. Problem zaczyna się wtedy, gdy rzeczywistość projektu zaczyna odbiegać od założeń.

• Pojawiają się dodatkowe poprawki.
• Klient zmienia wymagania.
• Projekt wymaga większego zaangażowania zespołu.
• Podwykonawca okazuje się droższy, niż zakładano.
• Realizacja przesuwa się o kolejne tygodnie.
• Cena projektu pozostaje jednak taka sama.
• Każda dodatkowa godzina zaczyna wtedy bezpośrednio obciążać planowaną marżę.

Dlaczego ryczałt może mocniej obciążać cashflow?

Z perspektywy cashflow ryczałt częściej zwiększa ryzyko finansowania projektu z własnych środków. I tu powód jest stosunkowo prosty, bo koszty realizacji powstają na bieżąco.

Firma płaci wynagrodzenia pracowników, podwykonawców, licencje, narzędzia czy inne koszty związane z projektem niezależnie od tego, czy otrzymała już pieniądze od klienta.

Tymczasem faktura może zostać wystawiona dopiero:

• po zakończeniu określonego etapu,
• po odbiorze prac,
• po osiągnięciu kamienia milowego,
• albo po zakończeniu całego projektu.

Następnie dochodzi jeszcze termin płatności. Jeżeli klient otrzymuje fakturę z terminem 30 lub 60 dni, pomiędzy poniesieniem kosztu a otrzymaniem pieniędzy może powstać znacząca luka. To właśnie w tym miejscu pojawia się cash gap.

Co jeszcze może obniżyć rentowność projektu ryczałtowego?

Jednym z największych zagrożeń jest rozszerzanie zakresu w trakcie realizacji.

Pojawia się kolejna „drobna poprawka”. Potem kolejna. Każda z nich zajmuje godzinę lub dwie. Oddzielnie mogą wyglądać niegroźnie. W skali kilku miesięcy mogą jednak oznaczać dziesiątki dodatkowych godzin pracy.

Przy T&M dodatkowa praca może zostać rozliczona. Przy ryczałcie, jeżeli firma nie kontroluje zmian zakresu, koszt pozostaje po stronie wykonawcy.

Podobnie działa niedoszacowanie projektu. Zamiast planowanych 400 godzin projekt pochłonie 550 godzin, przychód nadal może pozostać taki sam. A rzeczywisty koszt pracy rośnie, w efekcie projekt, który przy podpisywaniu umowy wyglądał bardzo dobrze, może zakończyć się z marżą znacznie niższą od zakładanej.

Cashflow projektu zależy nie tylko od modelu rozliczenia

T&M nie zawsze będzie bezpieczniejszy, a ryczałt nie zawsze będzie oznaczał problemy z płynnością.

Wszystko zależy od konstrukcji samej umowy.

Ryczałt z 30-procentową zaliczką i płatnościami po kolejnych etapach może być dla cashflow znacznie bezpieczniejszy niż T&M rozliczany raz w miesiącu z 30-dniowym terminem płatności. Dlatego przed podpisaniem kontraktu warto sprawdzić nie tylko jego całkowitą wartość.

Znaczenie mają również:

Harmonogram kosztów

Kiedy firma będzie musiała zapłacić pracownikom, podwykonawcom i dostawcom?

Harmonogram fakturowania

Czy faktura pojawia się co miesiąc, po zakończeniu etapu czy dopiero po zakończeniu projektu?

Termin płatności

15, 30, 45 czy 60 dni może istotnie zmienić zapotrzebowanie projektu na środki.

Rzeczywiste zachowanie płatnicze klienta

Termin na fakturze nie zawsze oznacza termin faktycznej płatności. Jak płacił we wcześniejszych projektach? Na czas?

Koszt do zakończenia projektu

Ile jeszcze trzeba wydać, żeby zrealizować pozostały zakres?

Cash gap

Jak duża różnica może powstać pomiędzy planowanymi wydatkami a dostępnymi wpływami?