Jak dobrze wycenić usługę?

Dlaczego przedsiębiorstwa źle wyceniają swoje usługi?

Problem często wywodzi się z doświadczenia. Tak, właśnie z doświadczenia.

Ile razy firmy jako argument podczas wyceny wskazywały, że podobny projekt już realizowały wcześniej? Albo zakładały, że skoro konkurencja bierze za taki projekt X, to my weźmiemy Y? Albo najlepsze: „Powinniśmy zamknąć się w 60 godzinach”.

Nie oznacza to, że takie podejście zawsze jest błędne. Ten schemat może sprawdzać się przy mniejszych, powtarzalnych usługach i budżetach, gdzie realizacja trwa kilka dni.

Przy większych i bardziej złożonych projektach nie powinniśmy jednak kierować się wyłącznie powtarzalnością. Potrzebne są indywidualne wyliczenia.

Od czego zacząć?

Przede wszystkim rozpisz, ilu specjalistów potrzebujesz w projekcie i jakie będą to osoby, np.:

• designer: 80 godzin,
• project manager: 15 godzin,
• handlowiec: 5 godzin,
• osoba odpowiedzialna za wdrożenie: 10 godzin.

Następnie określ rzeczywisty koszt pracy każdego specjalisty w projekcie.

Jeżeli specjalista zarabia 10 000 zł miesięcznie, nie oznacza to, że jego rzeczywisty koszt w projekcie wynosi wyłącznie:

10 000 zł / 160 godzin = 62,50 zł za godzinę

W takiej kalkulacji możesz pomijać m.in. sprzęt, licencje, składki, podatki oraz inne koszty, które są po Twojej stronie.

Dlatego jeżeli przy wycenie zakładasz koszt 60 zł za godzinę, a rzeczywisty koszt pracy specjalisty jest wyższy, różnica znika bezpośrednio z Twojej marży.

Uwzględnij koszty zewnętrzne

Kolejna kwestia to wszystkie koszty zewnętrzne.

W projekcie, który realizujesz, mogą pojawić się dodatkowe licencje lub subskrypcje, wynajem miejsca albo elementów potrzebnych do realizacji, podwykonawcy czy transport.

Nie zapominaj o tych kosztach. One również powinny zostać uwzględnione przed przedstawieniem kosztorysu klientowi.

Zabezpiecz się na poprawki i zmianę zakresu

Nie zapominaj o możliwych rundach poprawek oraz zmianach zakresu realizacji.

Nie jesteś w stanie przewidzieć wszystkiego, ale warto przygotować się na najczęstsze sytuacje. Projekt może się przedłużyć, klient może zmienić zdanie, a pierwsza koncepcja może nie zostać zaakceptowana.

Dlatego już w umowie warto określić liczbę rund poprawek zawartych w cenie oraz wskazać, które dodatkowe prace będą płatne osobno.

Ważne jest również jasne określenie zakresu, który wchodzi w wycenę, oraz prac, które wymagają dodatkowej opłaty po stronie klienta.

Koszty kosztami, ale ile chcesz zarobić?

Koszty to jedna część wyceny. Druga to odpowiedź na pytanie, ile chcesz zarobić na danym projekcie.

Tutaj przechodzimy do marży.

Najprościej ujmując, marżę możemy obliczyć według wzoru:

(cena sprzedaży netto minus koszt wykonania usługi) / cena sprzedaży netto × 100%

Cena sprzedaży netto to kwota za usługę bez podatku VAT.

Koszt wykonania usługi to łączna wartość wszystkich wydatków związanych z realizacją, np. stawek godzinowych specjalistów, licencji, materiałów, programów czy dojazdów.

Bazując na prostym przykładzie:

• Projekt został wyceniony na 10 000 zł netto.
• Koszty realizacji wyniosły 7 000 zł.
• Zysk wynosi 3 000 zł.
• Marża wynosi:

3 000 zł / 10 000 zł × 100% = 30%

Wycena to dopiero początek

W trakcie realizacji projektu ważne jest, aby monitorować jego sytuację na bieżąco, a nie dopiero po zakończeniu.

Oznacza to, że podczas realizacji powinieneś wiedzieć:

• ile godzin zostało już wykorzystanych,
• ile godzin zostało do zakończenia projektu,
• jaki koszt został do tej pory poniesiony,
• czy zakres projektu się zmienił,
• czy prognozowana marża nadal jest na zakładanym poziomie.

Dzięki temu możesz reagować jeszcze w trakcie projektu, zanim dodatkowe koszty lub praca zaczną zjadać zakładaną marżę.

Rentowny projekt również może powodować problemy z płynnością

Projekt może być rentowny i jednocześnie powodować problemy z płynnością finansową.

Dlatego warto zabezpieczyć się zaliczkami lub płatnościami za poszczególne etapy realizacji. Możesz np. podzielić projekt na etapy i po zakończeniu każdego z nich wystawiać klientowi fakturę za wykonaną część usługi.

Problem z płynnością może dotyczyć szczególnie firm realizujących większe projekty o wysokich budżetach.

Projekt może być rentowny, ale jeśli po jego zakończeniu klient ma 30 do 60 dni na uregulowanie płatności, firma przez ten czas nadal musi wypłacać wynagrodzenia, ponosić koszty działalności, regulować podatki i pozostałe zobowiązania.

W praktyce oznacza to, że przez pewien czas firma finansuje realizację projektu z własnych środków.