Spis treści7 sekcji
Zator płatniczy powstaje, gdy firma nie otrzymuje zapłaty od klienta w terminie, przez co zaczyna mieć trudności z regulowaniem własnych zobowiązań.
Jedna niezapłacona faktura może opóźnić płatność dla podwykonawcy. Ten z kolei może nie mieć środków na wynagrodzenia, podatki albo należności wobec kolejnych dostawców. UOKiK określa ten mechanizm jako efekt domina wpływający na płynność całego otoczenia biznesowego.
Dlaczego firmy usługowe B2B są szczególnie narażone?
Firmy usługowe często rozpoczynają pracę przed otrzymaniem pełnej zapłaty.
Muszą wcześniej pokryć:
- wynagrodzenia zespołu
- faktury podwykonawców
- licencje i oprogramowanie
- koszty realizacji projektu
- podatki oraz składki
Klient może natomiast otrzymać fakturę z terminem 14, 30 lub 60 dni. Jeśli dodatkowo spóźni się z zapłatą, firma finansuje jego działalność z własnych środków znacznie dłużej, niż zakładała.
Problem jest szczególnie widoczny w agencjach, software house’ach, firmach doradczych, biurach projektowych i innych przedsiębiorstwach, w których głównym kosztem jest czas specjalistów. Wynagrodzenia trzeba wypłacać regularnie, niezależnie od tego, czy klient opłacił fakturę.
Zysk nie oznacza, że firma ma gotówkę
Firma może wykazywać zysk, mieć podpisane kontrakty i wystawiać faktury, a jednocześnie nie posiadać środków na bieżące płatności.
Przychód pojawia się w dokumentach, ale gotówka nie trafia jeszcze na rachunek. W tym czasie trzeba opłacić pracowników, podwykonawców, podatki i dostawców.
Dlatego zatory płatnicze uderzają przede wszystkim w cashflow. Biznes.gov.pl wskazuje, że firmy dotknięte zatorami tracą możliwości inwestowania w rozwój.
Jak rozpoznać narastający zator?
Pierwszym sygnałem nie zawsze jest jedna bardzo duża zaległość. Częściej problem narasta stopniowo.
Warto zwrócić uwagę na sytuacje, w których:
- rosne liczba faktur po terminie
- klienci płacą coraz później
- firma wysyła wiele ręcznych przypomneń
- nowe prace są realizowane mimo wcześniejszych zaległości
- jedna wpłata jest potrzebna do opłacenia kilku zobowiązań
- terminy wynagrodzeń i kosztów przypadają wcześniej niż planowane wpływy
Jeżeli firma reaguje dopiero wtedy, gdy na koncie zaczyna brakować środków, możliwości działania są już ograniczone.
Jak ograniczyć ryzyko zatorów płatniczych?
Podstawą jest bieżąca kontrola należności, a nie sprawdzanie ich dopiero pod koniec miesiąca.
Firma powinna:
- monitorować faktury przed terminem i po terminie
- szybko wysyłać przypomnienia
- analizować historię płatniczą klientów
- ustalać zaliczki i płatności etapowe
- ograniczać długie terminy płatności dla ryzykownych kontrahentów
- nie rozpoczynać kolejnych prac bez kontroli wcześniejszych należności
- uwzględniać prawdopodobne opóźnienia w prognozie cashflow
Przedsiębiorcom mogą również przysługiwać odsetki za opóźnienie oraz rekompensata za koszty odzyskiwania należności, jeśli spełnione są warach dotyczące transakcji handlowych.
Jak Administy pomaga zapobiegać zatorom płatniczym?
Administy automatyzuje monitorowanie i odzyskiwanie należności.
System może:
- wysłać neutralne przypomnienie przed terminem
- rozpocząć komunikację bezpośrednio po opóźnieniu
- uruchomić kolejne etapy miękkiej windykacji
- eskalować sprawę zgodnie z ustalonym scenariuszem
- analizować historię płatności kontrahenta
- wskazywać klientów o rosnącym ryzyko
- uwzględniać prawdopodobne terminy wpływów w prognozie cashflow
- zatrzymać dalsze przypomnienia po rozpoznaniu płatności
Dzięki scoringowi kontrahentów firma widzi, komu można bezpiecznie zaoferować odroczony termin płatności, a wobec kogo warto zastosować zaliczkę, krótszy termin lub płatność etapową.
Administy pokazuje również, ile pieniędzy firma rzeczywiście może spodziewać się w kolejnych tygodniach. Pozwala to wykryć lukę gotówkową, zanim zabraknie środków na wynagrodzenia, podatki lub podwykonawców.
Podsumowanie
Zator płatniczy nie jest wyłącznie problemem księgowości. To realne zagrożenie dla bieżącego działania i rozwoju firmy.
W przedsiębiorstwach usługowych B2B ryzyko jest szczególnie wysokie, ponieważ koszty realizacji trzeba ponieść wcześniej, a płatność od klienta często wpływa dopiero po wykonaniu usługi.
Administy pomaga monitorować należności, automatyzować przypomnienia, oceniać ryzyko klientów i prognozować rzeczywiste wpływy. Dzięki temu firma może reagować na opóźnienia, zanim pojedyncza niezapłacona faktura zamieni się w poważny problem z płynnością.
