Ulga na złe długi w VAT: jak odzyskać podatek od niezapłaconej faktury?

Czym jest ulga na złe długi w VAT?

Ulga na złe długi pozwala wierzycielowi skorygować podstawę opodatkowania oraz VAT należny wynikający z faktury, której klient nie zapłacił.

Dzięki temu firma może ograniczyć podatkowe skutki niezapłaconej sprzedaży. Ulga nie oznacza jednak odzyskania całej należności. Przedsiębiorca nadal powinien prowadzić działania zmierzające do uzyskania zapłaty od klienta.

Skorzystanie z ulgi jest prawem wierzyciela, a nie jego obowiązkiem.

Kiedy można skorzystać z ulgi na złe długi?

Podstawowym warunkiem jest brak zapłaty przez co najmniej 90 dni od dnia upływu terminu płatności wskazanego na fakturze lub w umowy.

Termin liczy się więc od daty, w której klient powinien zapłacić, a nie od dnia wystawienia faktury.

Przed zastosowaniem ulgi należy również sprawdzić, czy:

• należność nadal nie została zapłacona ani zbyta,
• wierzyciel jest zarejestrowany jako czynny podatnik VAT,
• od końca roku, w którym wystawiono fakturę, nie upłynęły trzy lata,
• faktura dokumentuje sprzedaż objętą podatkiem VAT w Polsce.

Jeżeli klient zapłacił tylko część faktury, korekta może dotyczyć wyłącznie pozostałej, nieuregulowanej kwoty.

W przypadku nietypowych transakcji, między innymi sprzedaży na rzecz konsumentów lub podmiotów niebędących czynnymi podatnikami VAT, mogą obowiązywać dodatkowe warunki. Taką sytuację należy zweryfikować z księgowym lub doradcą podatkowym.

Jak skorzystać z ulgi na złe długi?

1. Znajdź faktury przeterminowane o co najmniej 90 dni

Przygotuj zestawienie obejmujące numer faktury, termin płatności, wartość netto i VAT, kwotę otrzymanej zapłaty oraz liczbę dni opóźnienia.

2. Sprawdź, czy należność nadal jest nieuregulowana

Korekta nie powinna obejmować części faktury, którą klient już zapłacił. Należy również sprawdzić, czy wierzytelność nie została sprzedana lub rozliczona w inny sposób.

3. Ustal właściwy okres rozliczeniowy

Korekta jest związana z okresem, w którym upłynął 90. dzień od terminu płatności. Jeżeli firma nie uwzględniła jej we właściwym rozliczeniu, może być konieczna korekta wcześniejszego JPK_V7.

4. Ujmij korektę w JPK_V7

Ulga jest rozliczana w JPK_V7M albo JPK_V7K, zależnie od sposobu rozliczania VAT przez firmę.

5. Kontroluj późniejsze wpłaty

Jeżeli klient zapłaci po zastosowaniu ulgi, wierzyciel musi ponownie zwiększyć podstawę opodatkowania i VAT należny w okresie otrzymania zapłaty.

Przy częściowej wpłacie korekta dotyczy tylko zapłaconej części.

Co musi zrobić firma, która nie zapłaciła faktury?

Ulga na złe długi powoduje konsekwencje również po stronie dłużnika.

Jeżeli firma odliczyła VAT z otrzymanej faktury, ale nie zapłaciła jej w ciągu 90 dni od terminu płatności, powinna co do zasady skorygować wcześniej odliczony VAT naliczony.

Dla wierzyciela zastosowanie ulgi jest prawem. Po stronie dłużnika korekta może być obowiązkiem.

Po późniejszym opłaceniu faktury dłużnik może ponownie zwiększyć podatek naliczony, odpowiednio do uregulowanej kwoty.

Ulga na złe długi nie zastępuje windykacji

Korekta VAT nie powoduje, że klient opłaci fakturę. Pozwala jedynie ograniczyć podatkowy koszt braku płatności.

W przykładzie faktury na 12 300 zł firma może skorygować 2 300 zł VAT, ale nadal nie otrzymała 10 000 zł wynagrodzenia netto. Środki te mogą być potrzebne na wynagrodzenia, podwykonawców, oprogramowanie, podatki i bieżące koszty działalności.

Dlatego działania związane z należnością powinny rozpocząć się znacznie wcześniej niż po 90 dniach.

Jak Administy rozwiązuje problem niezapłaconych faktur?

Administy automatyzuje cały proces monitorowania i odzyskiwania należności. System sam planuje, wysyła i eskaluje przypomnienia zgodnie z ustalonym wcześniej scenariuszem.

Proces może rozpocząć się jeszcze przed upływem terminu płatności i obejmować:

• neutralne przypomnienie przed terminem,
• informację wysłaną bezpośrednio po terminie płatności,
• kolejne etapy miękkiej windykacji,
• zmianę tonu i częstotliwości komunikacji wraz ze wzrostem opóźnienia,
• eskalację sprawy do osób odpowiedzialnych za odzyskanie należności,
• przekazanie prawnikowi informacji o konieczności wysłania przedsądowego wezwania do zapłaty,
• poinformowanie księgowości po 90 dniach opóźnienia o potrzebie zweryfikowania faktury pod kątem ulgi na złe długi i korekty VAT.

Dzięki integracji z danymi bankowymi Administy może rozpoznać wpłatę i zatrzymać dalsze przypomnienia po uregulowaniu należności. Ogranicza to ryzyko wysłania wiadomości do klienta, który już dokonał przelewu.

Firma może również tworzyć różne ścieżki komunikacji w zależności od rodzaju klienta, wartości zadłużenia i charakteru relacji. Inaczej można komunikować się z wieloletnim kontrahentem spóźniającym się kilka dni, a inaczej z klientem posiadającym kilka faktur przeterminowanych od wielu tygodni.

Administy nie zastępuje księgowego ani doradcy podatkowego. Automatyzuje jednak działania operacyjne i dostarcza osobom odpowiedzialnym aktualnych informacji, dzięki którym faktura nie zostaje zauważona dopiero po wielu miesiącach.

Najczęstsze błędy

Liczenie 90 dni od wystawienia faktury

Termin należy liczyć od dnia upływu terminu płatności.

Brak kontroli częściowych wpłat

Korekta może obejmować wyłącznie niezapłaconą część należności.

Przegapięcie trzyletniego terminu

Możliwość skorzystania z ulgi jest ograniczona czasowo. Termin liczy się od końca roku, w którym wystawiono fakturę.

Brak korekty po otrzymaniu zapłaty

Jeśli klient zapłaci po zastosowaniu ulgi, konieczna jest odpowiednia korekta powrotna VAT.

Traktowanie ulgi jak odzyskania długu

Ulga ogranicza obciążenie podatkowe, ale nie zastępuje windykacji ani zapłaty od klienta.

Mylenie ulgi w VAT z ulgą w PIT lub CIT

Ulga na złe długi występuje również w podatkach dochodowych, ale zasady jej stosowania są inne niż w VAT.

Najczęściej zadawane pytania

Po ilu dniach można zastosować ulgę na złe długi w VAT?

Co do zasady po upływie 90 dni od terminu płatności wskazanego na fakturze lub w umowie.

Czy ulga na złe długi jest obowiąnkowa?

Dla wierzyciela jest prawem, nie obowiązkiem. Dłużnik może natomiast mieć obowiązek skorygowania odliczonego VAT.

Czy ulga może dotyczyć części faktury?

Tak. Jeżeli klient zapłacił tylko część należności, korekta może objąć pozostałą niezapłaconą kwotę.

Czy trzeba wcześniej skierować sprawę do sądu?

W typowej transakcji B2B skierowanie sprawy do sądu nie jest podstawowym warunkiem zastosowania ulgi. Nietypowe przypadki warto jednak skonsultować z księgowym lub doradcą podatkowym.

Co zrobić, jeśli klient zapłaci po zastosowaniu ulgi?

Należy zwiększyć podstawę opodatkowania i VAT należny w rozliczeniu za okres, w którym wpłynęła zapłata.