Cashflow — co to jest i dlaczego zysk nie oznacza, że firma ma pieniądze?

Cashflow — co to jest?

Cashflow, czyli przepływy pieniężne, pokazuje rzeczywiste wpływy i wydatki firmy w określonym czasie.

Mówiąc prościej, odpowiada na pytanie:

Ile pieniędzy faktycznie wpłynęło do firmy i ile z niej wypłynęło?

Najprostszy wzór wygląda następująco:

Cashflow netto = rzeczywiste wpływy – rzeczywiste wydatki

Jeżeli firma otrzymała więcej pieniędzy, niż wydała, cashflow jest dodatni. Jeżeli wydała więcej, niż otrzymała, cashflow jest ujemny.

Po co analizować cashflow?

Analiza cashflow pozwala sprawdzić, czy firma posiada wystarczającą ilość pieniędzy na bieżące zobowiązania.

Pomaga odpowiedzieć na pytania:

• czy wystarczy środków na wynagrodzenia,
• czy firma zapłaci w terminie podatki i składki,
• kiedy wpłyną pieniądze od klientów,
• jakie wydatki pojawią się w kolejnych tygodniach,
• czy opóźnione faktury mogą zagrozić płynności,
• kiedy może wystąpić luka gotówkowa.

Cashflow jest szczególnie ważny w firmach usługowych, które często najpierw finansują realizację projektu, a dopiero później otrzymują zapłatę.

Przed wpływem pieniędzy od klienta firma może już ponieść koszty:

• pracowników,
• współpracowników B2B,
• podwykonawców,
• oprogramowania,
• reklamy,
• produkcji,
• podatków i składek.

Co trzeba wiedzieć o cashflow?

Przychód to nie wpływ

Wystawienie faktury nie oznacza, że pieniądze są już na koncie. Dopóki klient nie zapłaci, firma posiada należność, a nie gotówkę.

Koszt to nie zawsze wydatek

Koszt może zostać przypisany do innego okresu niż faktyczna płatność. Firma może również wiedzieć o przyszłym wydatku, mimo że nie otrzymała jeszcze faktury.

Saldo konta nie pokazuje całej sytuacji

Wysokie saldo może dawać złudne poczucie bezpieczeństwa. Część środków może być potrzebna na VAT, podatki, wynagrodzenia lub faktury, których termin płatności przypada za kilka dni.

Dodatni cashflow nie zawsze pochodzi ze sprzedaży

Stan konta może wzrosnąć dzięki kredytowi, pożyczce wspólnika lub sprzedaży majątku. Dlatego należy sprawdzać nie tylko wartość wpływów, ale także ich źródło.

Rentowny projekt może powodować lukę gotówkową

Projekt może przynosić zysk, ale wymagać sfinansowania pracy zespołu i podwykonawców przed otrzymaniem płatności od klienta.

Jak obliczyć cashflow?

Najprostsza analiza obejmuje trzy kroki.

Krok 1. Zsumuj rzeczywiste wpływy

Uwzględnij pieniądze, które faktycznie pojawiły się na rachunku:

• płatności od klientów,
• zaliczki,
• płatności abonamentowe,
• pozostałe wpływy.

Nie uwzględniaj faktur, które zostały wystawione, ale nadal nie są opłacone.

Krok 2. Zsumuj rzeczywiste wydatki

Uwzględnij między innymi:

• wynagrodzenia,
• faktury podwykonawców,
• podatki i składki,
• oprogramowanie,
• czynsz,
• leasing,
• raty kredytów,
• pozostałe opłacone zobowiązania.

Krok 3. Odejmij wydatki od wpływów

Przykład:

• wpływy: 120 000 zł,
• wydatki: 95 000 zł.

Cashflow netto = 120 000 zł – 95 000 zł = 25 000 zł

Oznacza to, że w analizowanym okresie środki pieniężne firmy zwiększyły się o 25 000 zł.

Co mówi cashflow?

Cashflow pokazuje, czy firma:

• generuje gotówkę z podstawowej działalności,
• posiada środki na bieżące zobowiązania,
• jest uzależniona od kredytów lub pożyczek,
• finansuje klientów z własnych pieniędzy,
• może bezpiecznie realizować kolejne projekty,
• jest przygotowana na opóźnienia w płatnościach,
• zbliża się do okresu niedoboru gotówki.

Historyczny cashflow pokazuje, co już wydarzyło się w firmie. Do podejmowania decyzji potrzebna jest jednak również prognoza.

Czym jest prognoza cashflow?

Prognoza cashflow pokazuje, jak może zmieniać się stan pieniędzy w kolejnych tygodniach lub miesiącach.

Powinna uwzględniać:

• obecne saldo,
• wystawione i nieopłacone faktury,
• przewidywane terminy wpływów,
• planowane faktury,
• wynagrodzenia,
• podatki,
• koszty stałe,
• koszty projektów,
• przyszłe zobowiązania.

Formalny termin płatności na fakturze nie zawsze odpowiada rzeczywistemu terminowi wpływu. Jeżeli klient regularnie płaci 14 dni po terminie, dobra prognoza powinna uwzględniać jego realne zachowanie.

Dzięki temu firma może wcześniej zauważyć, że za kilka tygodni zabraknie jej środków, i odpowiednio zareagować.

Jak Administy pomaga kontrolować cashflow?

Administy zapewnia pełną analizę przepływów pieniężnych — historycznych i prognozowanych. Widzisz, skąd przychodzą pieniądze i dokąd odchodzą.

System łączy dane z:

• faktur sprzedażowych,
• faktur kosztowych,
• transakcji bankowych,
• należności,
• zobowiązań,
• planowanych kosztów,
• historii płatniczej klientów.

Administy pokazuje równolegle wynik finansowy oraz cashflow, dzięki czemu możesz zobaczyć różnicę między:

• sprzedaży,
• wystawioną fakturą,
• należność,
• otrzymaną płatnością,
• kosztym,
• rzeczywistym wydatkiem.

Jedna prognoza zamiast wielu arkuszy

Dane nie muszą być ręcznie łączone z programu do faktur, bankowości, systemu projektowego i arkuszy kalkulacyjnych.

Administy zbiera informacje w jednym miejscu i pokazuje wspólną prognozę przyszłych wpływów, kosztów oraz salda.

Wczesne ostrzeżenie o lukach gotówkowych

System pozwala wcześniej zobaczyć okresy, w których planowane wydatki mogą być wyższe niż przewidywane wpływy.

Dzięki temu firma może:

• przyspieszyć fakturowanie,
• poprosić klienta o zaliczkę,
• podzielić płatność na etapy,
• skontaktować się z klientem przed terminem,
• przesunąć wybrane wydatki,
• wcześniejsze zaplanować dodatkowe finansowanie.

Ważna informacja

Artykuł ma charakter informacyjny i edukacyjny. Nie stanowi porady księgowej, podatkowej ani finansowej.