Spis treści13 sekcji
- Nota księgowa i nota obciążeniowa — czym są, kiedy je wystawić i czym różnią się od faktury?
- Co to jest nota księgowa?
- Kiedy można wystawić notę obciążeniową?
- Kiedy należy wystawić fakturę zamiast noty?
- Nota księgowa a faktura VAT
- Co powinna zawierać nota księgowa?
- Czy kontrahent musi zaakceptować notę?
- Czy notę obciążeniową przesyła się do KSeF?
- Przykład noty obciążeniowej
- Najczęstsze błędy
- Jak Administy pomaga wystawiać noty księgowe?
- Podsumowanie
- Ważna informacja
Nota księgowa i nota obciążeniowa — czym są, kiedy je wystawić i czym różnią się od faktury?
Firma może potrzebować obciążyć kontrahenta kwotę, która nie jest wynagrodzeniem za wykonaną usługę. Może to być kara umowna, odsetki za opóźnienie, rekompensata za koszty odzyskiwania należności albo określone odszkodowanie.
W takich przypadkach właściwym dokumentem może być nota księgowa, często nazywana notą obciążeniową. Nie można jednak stosować jej zamiast faktury tylko po to, aby uniknąć naliczenia VAT. O rodzaju dokumentu decyduje charakter należności.
Firma może potrzebować obciążyć kontrahenta kwotę, która nie jest wynagrodzeniem za wykonaną usługę. Wtedy właściwym dokumentem może być nota księgowa — ale nie zawsze.
Co to jest nota księgowa?
Nota księgowa dokumentuje operację gospodarczą, której nie potwierdza się fakturą VAT. Najczęściej dotyczy należności, które nie są zapłatą za dostawę towaru lub wykonanie usługi.
Nota obciążeniowa jest rodzajem noty księgowej, który informuje kontrahenta o dodatkowej kwocie do zapłaty. Sama nota nie tworzy jednak zobowiązania. Podstawą należności powinna być umowa, przepis prawa lub inne udokumentowane zdarzenie.
Kiedy można wystawić notę obciążeniową?
Notę można zastosować, gdy należność nie jest wynagrodzeniem za świadczenie. Najczęstsze przykłady to:
Kara umowna
Kara umowna może dotyczyć niewykonania lub niewłaściwego wykonania zobowiązania niepieniężnego, na przykład:
- naruszenia poufności
- niedotrzymania terminu wykonania prac
- naruszenia zakazu konkurencji
- niewykonania ustalonego zakresu
- niedotrzymania parametrów SLA
Kary umownej nie stosuje się zamiast odsetek za opóźnienie w zapłacie faktury.
Odsetki za opóźnienie
Jeżeli klient nie zapłacił w terminie, nota może dokumentować naliczone odsetki. Powinna wtedy wskazywać fakturę, termin płatności, okres opóźnienia, zastosowaną stawkę i kwotę odsetek.
Rekompensata za odzyskiwanie należności
W transakcjach handlowych wierzyciel może mieć prawo do rekompensaty w wysokości równowartości:
- 40 euro przy należności do 5 000 zł
- 70 euro przy należności powyżej 5 000 zł i poniżej 50 000 zł
- 100 euro przy należności wynoszącej co najmniej 50 000 zł
Przed wystawieniem noty należy sprawdzić, czy dana relacja spełnia warunki transakcji handlowej i czy powstało prawo do naliczenia rekompensaty.
Odszkodowanie
Nota może dokumentować odszkodowanie, jeżeli płatność jest rekompensatą za poniesioną szkodę, a nie zapłatą za świadczenie wykonane na rzecz kontrahenta.
Kiedy należy wystawić fakturę zamiast noty?
Notę nie należy stosować, gdy dodatkowa kwota jest w rzeczywistości wynagrodzeniem za:
- dodatkowe prace
- rozszerzenie zakresu projektu
- dodatkowe godziny zespołu
- udostępnienie licencji
- przedłużenie abonamentu
- zgodę na zmianę warunków współpracy
- wykonanie innego świadczenia na rzecz klienta
Najważniejsze pytanie brzmi:
Jeżeli kontrahent otrzymuje w zamian określoną usługę lub korzyść, właściwym dokumentem może być faktura. Sama nazwa „nota obciążeniowa" nie przesądza, że należność znajduje się poza VAT.
Nota księgowa a faktura VAT
Faktura dokumentuje sprzedaż towaru lub usługi. Nota księgowa dotyczy natomiast rozliczenia, które nie stanowi czynności opodatkowanej VAT.
Dlatego nota obciążeniowa co do zasady:
- nie zawiera stawki VAT
- nie wykazuje kwoty podatku
- nie daje odbiorcy prawa do odliczenia VAT
- nie zastępuje faktury za towar lub usługę
- nie służy do zmiany ceny wykonanej usługi
Co powinna zawierać nota księgowa?
Nota powinna zawierać przede wszystkim:
- nazwę i numer dokumentu
- data wystawienia
- dane obu stron
- opis zdarzenia gospodarczego
- podstawę naliczenia należności
- kwotę do zapłaty
- data zdarzenia
- termin płatności
- numer rachunku bankowego
- odniesienie do umowy, faktury lub innego dokumentu źródłowego
Przy karze umownej warto wskazać konkretny punkt umowy. Przy odsetkach należy podać numer faktury, termin płatności, liczbę dni opóźnienia i sposób obliczenia kwoty.
Czy kontrahent musi zaakceptować notę?
Wystawienie noty nie oznacza automatycznie, że kontrahent uznaje obciążenie.
Nota dokumentuje roszczenie, ale nie zastępuje jego podstawy. Dlatego warto dołączyć lub wskazać:
- odpowiedni zapis umowy
- wyliczenie odsetek
- kopia nieopłaconej faktury
- protokół potwierdzający naruszenie
- korespondencję lub inne dowody
Jeżeli kontrahent kwestionuje zasadność obciążenia, sprawa może wymagać wyjaśnienie lub dalszego dochodzenia roszczenia.
Czy notę obciążeniową przesyła się do KSeF?
Nie. Noty obciążeniowych i uznaniowych nie przesyła się do Krajowego Systemu e-Faktur. Można je nadal wystawiać i przekazywać poza KSeF, na przykład jako dokument PDF.
Noty księgowej nie należy mylić z notą korygującą, która dotyczyła poprawiania wybranych danych na fakturze.
Przykład noty obciążeniowej
Software house zawarł z podwykonawcą umowę przewidującą karę w wysokości 2 000 zł za naruszenie poufności.
Po udokumentowaniu naruszenia firma może wystawić notę obciążeniową zawierającą:
- dane obu stron
- opis zdarzenia
- wskazanie odpowiedniego punktu umowy
- kwotę 2 000 zł
- termin płatności
- numer rachunku bankowego
Jeżeli obciążenie ma charakter sankcyjny i nie jest zapłatą za usługę, nota co do zasady nie zawiera VAT. Każdy przypadek należy jednak ocenić na podstawie umowy i rzeczywistego przebiegu zdarzenia.
Najczęstsze błędy
Najczęstsze problemy to:
- zastępowanie faktury notą przy dodatkowych pracach
- brak podstawy prawnej lub umownej obciążenia
- naliczanie kary umownej za opóźnienie w zapłacie
- brak wyliczenia należności
- uznawanie każdej noty za dokument automatycznie niepodlegający VAT
O opodatkowaniu nie decyduje nazwa dokumentu, lecz rzeczywisty charakter płatności.
Jak Administy pomaga wystawiać noty księgowe?
Administy umożliwia wystawianie not księgowych jako element procesu zarządzania należności i automatycznej windykacji.
Dane kontrahenta i faktury są już dostępne w systemie, dlatego firma nie musi tworzyć dokumentu w osobnym programie ani ręcznie przepisywać informacji.
Administy pomaga:
- monitorować opóźnienie płatności
- wystawić notę księgową
- powiązać ją z kontrahentem i należnością
- pilnować terminu jej zapłaty
- połączyć dokument z dalszym procesem windykacji
- uporządkować historię komunikacji i działań
Nota może dokumentować między innymi odsetki, rekompensatę za koszty odzyskiwania należności lub inne uzasadnione obciążenie.
Administy nie rozstrzyga, czy dana należność podlega VAT. Ułatwia jednak wystawienie dokumentu i obsługę całego procesu w jednym miejscu.
Podsumowanie
Nota księgowa może służyć do udokumentowania kar umownych, odsetek, rekompensat oraz określonych odszkodowań. Nie powinna natomiast zastępować faktury za dodatkowe usługi lub rozszerzenie zakresu współpracy.
Administy umożliwia wystawienie noty księgowej i powiązanie jej z procesem odzyskiwania należności. Dzięki temu dokumenty, terminy płatności i dalsze działania windykacyjne mogą być obsługiwane w jednym systemie.
Ważna informacja
Artykuł ma charakter informacyjny i nie stanowi porady prawnej ani podatkowej. Przed wystawieniem noty warto zweryfikować charakter należności i zapisy umowy z księgowym, doradcą podatkowym lub prawnikiem.
Ważne: artykuł ma charakter informacyjny i nie stanowi porady prawnej ani podatkowej. Przed wystawieniem noty warto zweryfikować charakter należności i zapisy umowy z księgowym, doradcą podatkowym lub prawnikiem.
