Spis treści3 sekcji
Znasz ten ból? Faktura tonie w tabeli, nikt nie reaguje
Klient spóźnia się z płatnością tydzień. Nikt tego nie zauważa, bo faktura tonie w tabeli. Mija 14 dni — ktoś przypomina sobie o przypomnieniu. Mija miesiąc, wiatykacja rusza, ale relacja już jest napięta, a cashflow dziurawy.
Problem polega na tym, że kontrola należności jest reaktywna — czeka, aż ktoś „wejdzie" do Excela. Tymczasem każda opóźniona faktura kosztuje nie tylko pieniądze, ale też czas i energię zespołu.
Windykacja rusza za późno nie dlatego, że nikt nie chce — lecz dlatego, że nikt nie widzi, co jest przeterminowane, dopóki nie zaboli.
Podejdź do problemu systemowo: Kontrola należności krok po kroku
- 1
Zdefiniuj progi przeterminowania
7 dni — przypomnienie automatyczne. 14 dni — kontakt osobisty. 30 dni — windykacja. Bez progów decyzja czeka na człowieka, który ma dziesięć innych rzeczy na głowie.
- 2
Automatyzuj przypomnienia
Pierwsze przypomnienie nie powinno wymagać żadnej pracy. Im szybciej klient dostanie info, tym większa szansa, że zapłaci bez eskalacji.
- 3
Oceniaj ryzyko kontrahenta z góry
Historia spóźnień klienta to najlepszy predyktor przyszłych opóźnień. Klienci z przeszłością wymagają krótszych terminów lub zaliczek.
- 4
Połącz windykację z relacją
Windykacja to nie wojna. Profesjonalne, terminowe przypomnienia budują szacunek, nie niszczą współpracy.
Zmagaliśmy się z tym sami: Jak Administy zautomatyzowało windykację
Firma B2B z portfelem 140 klientów traciła miesięcznie ok. 40 tysięcy złotych w przeterminowanych należnościach, bo przypomnienia wysyłano ręcznie, nieregularnie. W Administy zautomatyzowaliśmy sekwencję: dzień przed terminie — uprzejme info, 7 dni po — przypomnienie, 14 dni — telefon od opiekuna. Średni czas spłaty spadł z 41 do 28 dni, a zespół odzyskał kilkanaście godzin miesięcznie, które wcześniej szły na ręczne śledzenie tabel.
