Spis treści5 sekcji
W agencji eventowej dokumenty powstają szybciej, niż zespół zdąży je uporządkować.
Jednego dnia trzeba zaakceptować koszt techniki, podpisać umowę z obiektem, potwierdzić zamówienie cateringu i wpłacić zaliczkę wykonawcy zabudowy. W tym samym czasie klient zmienia liczbę uczestników, produkcja zamawia dodatkowe materiały, a kolejni podwykonawcy przesyłają faktury przez e-mail, komunikator albo bezpośrednio do Project Managera.
Każdy dokument może być poprawny. Problem polega na tym, że trafia inną drogą, do innej osoby i na innym etapie projektu.
Wiemy, jak to jest, gdy faktura czeka na akceptację, ponieważ osoba odpowiedzialna jest na montażu. Zamówienie zostało ustalone telefonicznie, ale nie trafiło do budżetu. Umowa z podwykonawcą jest w skrzynce jednej osoby, a dział finansowy nie wie, czy może wykonać przelew.
Pod presją terminu zespół koncentruje się na tym, aby wydarzenie doszło do skutku. Porządkowanie dokumentacji zostaje przesunięty na później.
Po evencie zaczyna się odtwarzanie historii projektu:
- kto zamówił usługę,
- jaka cena została zaakceptowana,
- czy koszt mieścił się w budżecie,
- czy faktura została opłacona,
- czy dokument dotyczy właściwego wydarzenia,
- czy wszystkie koszty trafiły do rozliczenia.
Dlatego obieg dokumentów w agencji eventowej powinien działać według jednego, prostego procesu. Każdy koszt musi mieć właściciela, status, przypisanie do projektu i jasną ścieżkę akceptacji.
Jednego dnia trzeba zaakceptować koszt techniki, podpisać umowę z obiektem, potwierdzić zamówienie cateringu i wpłacić zaliczkę wykonawcy zabudowy. W tym samym czasie klient zmienia liczbę uczestników, produkcja zamawia dodatkowe materiały, a kolejni podwykonawcy przesyłają faktury przez e-mail, komunikator albo bezpośrednio do Project Managera.
Dlaczego dokumenty w projektach eventowych tak łatwo wymykają się spod kontroli?
Eventy powstają w środowisku, w którym decyzje podejmowane są szybko, a wiele działań odbywa się równolegle.
Agencja współpracuje jednocześnie z klientem, obiektem, ekipą techniczną, cateringiem, transportem, ochronę, personelem, wykonawcami zabudowy i dostawcami materiałów. Każdy z tych podmiotów może przesyłać własne dokumenty, wymagania i terminy płatności.
Dokumenty trafiają wieloma kanałami
Faktury i zamówienia mogą pojawiać się:
- na głównej skrzynce finansowej,
- na adresie Project Managera,
- w wiadomości przesłanej do właściciela,
- w komunikatorze,
- jako zdjęcie dokumentu,
- w panelu dostawcy,
- w wersji papierowej przekazanej podczas realizacji.
Jeżeli nie istnieje jedno miejsce przyjmowania dokumentów, firma nie ma pewności, że wszystkie koszty zostały zarejestrowane.
Może się zdarzyć, że faktura jest poprawna, ale pozostaje przez kilka dni w skrzynce osoby, która pracuje poza biurem. Dostawca czeka na płatność, a dział finansowy nie wie nawet o istnieniu dokumentu.
Nie wiadomo, kto powinien zatwierdzić koszt
Faktura może dotyczyć projektu, ale to nie znaczy, że każda osoba zna warunki zamówienia.
Pracownik finansowy zwykle nie wie:
- czy usługa została wykonana,
- czy cena jest zgodna z ustaleniami,
- czy koszt był zatwierdzony,
- czy liczba godzin podwykonawcy jest poprawna,
- czy faktura obejmuje dodatkowy zakres,
- czy koszt należy przypisać do jednego czy kilku wydarzeń.
Bez właściciela kosztu dokument zaczyna krążyć pomiędzy osobami, które nie mogą podjąć decyzji.
Zamówienie nie zawsze trafia do budżetu projektu
Pod presją czasu część usług jest zamawiana telefonicznie albo w wiadomości. Zespół ustala cenę i termin, ale informacja nie trafia od razu do kosztorysu.
Faktura pojawia się dopiero po kilku dniach lub po zakończeniu wydarzenia. Wtedy okazuje się, że projekt ma koszt, którego nie uwzględniał bieżący raport.
Szczególnie niebezpieczne są:
- dodatkowe godziny techniki,
- transporty awaryjne,
- rozszerzenia cateringu,
- nadgodziny ekipy,
- dodatkowe noclegi,
- materiały kupowane w ostatniej chwili,
- zmiany scenografii,
- dodatkowe elementy zabudowy.
Jeżeli koszt staje się widoczny dopiero po otrzymaniu faktury, prognozowana marża projektu może być przez długi czas zawyżona.
Brak akceptacji opóźnia płatność
Dostawcy eventowi często pracują pod dużą presją i oczekują sprawnego rozliczenie. Opóźnienie płatności może wpłynąć na relację oraz gotowość podwykonawcy do udziału w kolejnym projekcie.
Tymczasem faktura może czekać, ponieważ:
- nie ma przypisanego projektu,
- brakuje numeru zamówienia,
- Project Manager nie potwierdził wykonania,
- kwota różni się od kosztorysu,
- nie wiadomo, kto zatwierdził dodatkową usługę,
- dokument trafił do niewłaściwej osoby.
Problemem nie musi być brak środków. Czasami przelew jest opóźniony wyłącznie dlatego, że firma nie posiada sprawnego procesu decyzyjnego.
Rozliczenie projektu jest niepełne
Jeżeli dokumenty nie trafiają do systemu na bieżąco, projekt może zostać podsumowany zbyt wcześnie.
Raport pokazuje dodatnią marżę, ale nadal brakuje:
- faktura za technikę,
- rozliczenia transportu,
- rachunków za dodatkowe zakupy,
- faktury fotografa,
- rozliczenia nadgodzin,
- kosztu materiałów zużytych podczas montażu.
Po dodaniu wszystkich dokumentów wynik wydarzenia może istotnie się zmienić.
Jak uporządkować obieg dokumentów w agencji eventowej?
Proces powinien być wystarczająco prosty, aby działał również w najbardziej intensywnym okresie przygotowań. Im więcej ręcznych wyjątków, tym większe ryzyko, że zespół zacznie omijać ustalone zasady.
1. Ustal jedno miejsce przyjmowania dokumentów
Wszystkie faktury, umowy i potwierdzenia zamówień powinny trafiać do jednego procesu, niezależnie od kanału, którym zostały pierwotnie przesłane.
Może to być:
- dedykowany adres e-mail,
- formularz dla dostawców,
- folder projektu,
- system do obsługi dokumentów,
- funkcja przesyłania dokumentu do konkretnego projektu.
Najważniejsze jest to, aby pracownik otrzymujący fakturę prywatnie wiedział, gdzie ma ją przekazać.
Dokument nie powinien pozostawać wyłącznie:
- w skrzynce Project Managera,
- w wiadomości na komunikatorze,
- na telefonie,
- w papierowej teczce,
- w prywatnym folderze.
2. Przypisz właściciela każdego kosztu
Każdy dokument kosztowy powinien mieć osobę, która potwierdzi:
- czego dotyczy wydatek,
- czy usługa została wykonana,
- czy kwota jest zgodna z ustaleniami,
- czy koszt mieści się w budżecie,
- do którego projektu należy go przypisać.
Właścicielem może być Project Manager, producent wydarzenia, osoba zamawiająca usługę albo lider konkretnego obszaru.
Dział finansowy nie powinien samodzielnie odtwarzać kontekstu zakupu.
3. Wprowadź jasne statusy dokumentów
Każdy dokument powinien przechodzić przez tę samą ścieżkę.
Przykładowe statusy:
- Otrzymany.
- Oczekuje na przypisanie do projektu.
- Oczekuje na weryfikację właściciela kosztu.
- Zaakceptowany.
- Odrzucony lub wymaga korekty.
- Zaplanowany do płatności.
- Opłacony.
- Zamknięty i ujęty w rozliczeniu projektu.
Dzięki temu każda osoba widzi, gdzie znajduje się dokument i co powinno wydarzyć się dalej.
4. Porównuj fakturę z zamówieniem i budżetem
Przed akceptacją warto sprawdzić trzy elementy:
- co zostało zamówione,
- jaka kwota była planowana,
- jaka kwota znajduje się na fakturze.
Jeżeli różnica jest istotna, dokument powinien zostać oznaczony do wyjaśnienia.
Może ona wynikać z:
- dodatkowego zakresu,
- zmiany liczby uczestników,
- nadgodzin,
- dodatkowego transportu,
- zmiany ceny,
- błędu dostawcy,
- kosztu, którego nie zgłoszono wcześniej.
Taka weryfikacja pozwala wykryć przekroczenie przed wykonaniem płatności i przed zamknięciem projektu.
5. Rejestruj planowany koszt przed otrzymaniem faktury
Agencja nie powinna czekać na dokument, aby wiedzieć, że wydatek istnieje.
W momencie zamówienia usługi warto zapisać:
- dostawcę,
- planowaną kwotę,
- termin realizacji,
- przewidywany termin płatności,
- wymagany poziom zaliczki,
- projekt,
- osobę odpowiedzialną.
Po otrzymaniu faktury planowany koszt można połączyć z rzeczywistym dokumentem i sprawdzić odchylenie.
Dzięki temu raport projektu pokazuje również wydatki, które zostały już zamówione, ale nie zostały jeszcze zafakturowane.
Jak rozwiązaliśmy obieg dokumentów w Administy?
W naszych projektach agencyjnych również pracowaliśmy pod presją terminów i przy dużej liczbie kosztów zewnętrznych.
Faktury za usługi podwykonawców, licencje, produkcję i inne wydatki trafiały różnymi kanałami. Część była wysyłana na adres księgowości, część bezpośrednio do Project Managera, a część pojawiała się dopiero po zakończeniu prac.
Problem nie dotyczył wyłącznie przechowywania dokumentów. Najwięcej czasu zabierało ustalanie:
- którego projektu dotyczy faktura,
- kto zamówił usługę,
- czy kwota jest poprawna,
- czy koszt był już ujęty w budżecie,
- czy dokument został zaakceptowany,
- czy płatność została wykonana.
Jeżeli faktura nie została szybko przypisana do projektu, bieżący raport nie pokazywał pełnego kosztu. Marża mogła wyglądać dobrze, mimo że część zobowiązań nie została jeszcze uwzględniona.
Dlatego w Administy wprowadziliśmy jeden proces weryfikacji dokumentów.
Każda faktura otrzymuje:
- przypisanie do dostawcy,
- przypisanie do projektu,
- kategorię kosztu,
- właściciela odpowiedzialnego za weryfikację,
- status akceptacji,
- termin płatności,
- status zapłaty,
- powiązanie z transakcją bankową.
Właściciel kosztu może potwierdzić, że usługa została wykonana i że dokument odpowiada ustaleniom.
Dzięki statusom widzimy, czy faktura:
- dopiero wpłynęła,
- czeka na przypisanie,
- wymaga akceptację,
- zawiera różnicę względem planu,
- została zaakceptowana,
- czeka na przelew,
- została opłacona.
Dokument nie znika w skrzynce konkretnej osoby. Pozostaje widoczny w jednym procesie.
Po przypisaniu do projektu koszt wpływa również na:
- bieżący budżet,
- wartość poniesionych wydatków,
- koszt potrzebny do zakończenia,
- marżę,
- cash gap,
- końcowe rozliczenie wydarzenia.
Wprowadziliśmy też zasadę, że koszt może zostać zarejestrowany jako planowany jeszcze przed otrzymaniem faktury.
Jeżeli zamawiamy usługę o wartości 15 000 zł, raport projektu powinnie ją uwzględniać od momentu podjęcia zobowiązania, a nie dopiero wtedy, gdy dostawca prześle dokument.
Po otrzymaniu faktury możemy porównać:
- koszt planowany,
- koszt rzeczywisty,
- różnicę,
- przyczynę odchylenia.
Takie podejście pozwala wcześniej wykryć, że:
- koszt został zamówiony bez akceptacji,
- faktura przekracza uzgodnioną kwotę,
- dokument czeka zbyt długo na weryfikację,
- płatność może zostać opóźniona,
- projekt posiada koszty nieuwzględnione w raporcie,
- końcowa marża będzie niższa od prognozy.
Najważniejsza zmiana polega na tym, że dokument przestaje być wyłącznie załącznikiem dla księgowości.
Staje się elementem procesu operacyjnego i finansowego projektu.
Szybki obieg dokumentów nie może oznaczać brak kontroli
W agencji eventowej tempo działania jest częścią codzienności. Nie da się zatrzymać przygotowań za każdym razem, gdy pojawia się faktura, zamówienie lub zmiana umowy.
Można jednak stworzyć proces, który działa również pod presją czasu.
Dobry obieg dokumentów w agencji eventowej powinien zapewnić:
- jedno miejsce przyjmowania dokumentów,
- właściciela każdego kosztu,
- jasny status,
- przypisanie do projektu,
- kontrolę względem budżetu,
- widoczność terminu płatności.
Dzięki temu firma szybciej reguluje zobowiązań, ogranicza chaos i zna rzeczywisty koszt wydarzenia jeszcze przed jego zamknięciem.
Uporządkuj dokumenty i koszty projektów eventowych
Administy pomaga przypisywać dokumenty do projektów, kontrolować ich akceptację, terminy płatności i wpływ na rentowność wydarzenia.
