Privacy Policy

§ 1. Administrator danych osobowych

1. Administratorem danych osobowych jest Administy spółka z ograniczoną odpowiedzialnością z siedzibą w Radomiu (26-600), ul. Kazimierza Pułaskiego 6/10, KRS 0001148259, NIP 7963034226, REGON 540604168 (dalej: Administy lub Administrator).

2. W sprawach ochrony danych osobowych można kontaktować się pisemnie na adres siedziby Spółki lub elektronicznie: hello@administy.pl.

3. Niniejsza Polityka Prywatności dotyczy przetwarzania danych, w którym Administy jest Administratorem (m.in. rejestracja w Platformie, kontakt, marketing). Zasady, na jakich Administy przetwarza dane osobowe powierzone przez Klientów w ramach świadczenia Usług, reguluje odrębny dokument — Umowa Powierzenia Przetwarzania Danych Osobowych (UPPDO), dostępna na www.administy.pl.

§ 2. Role Administy w zakresie ochrony danych

1. Administy przetwarza dane w dwóch odrębnych rolach:

a) jako Administrator (ADO) — w odniesieniu do danych użytkowników Platformy (osób rejestrujących Konto, korespondujących z Administy, korzystających z funkcji platformy w zakresie ich własnych danych), pracowników i kontrahentów Administy. Podstawy prawne i zasady tego przetwarzania reguluje niniejsza Polityka Prywatności;

b) jako Procesor (Podmiot Przetwarzający) — w odniesieniu do danych osobowych kontrahentów, pracowników i klientów Klientów biznesowych, wprowadzanych przez tych Klientów do Platformy. W tej roli Administy przetwarza dane wyłącznie na udokumentowane polecenie Klienta (ADO) zgodnie z UPPDO; Klient ponosi odpowiedzialność za podstawę prawną przetwarzania tych danych.

2. Niniejsza Polityka Prywatności odnosi się wyłącznie do roli wskazanej w ust. 1 lit. a).

§ 3. Jakie dane zbieramy i w jakim celu

1. Dane przekazywane przy rejestracji i korzystaniu z Platformy: imię i nazwisko (lub nazwa firmy), adres e-⁠mail, numer telefonu (opcjonalnie), NIP (dla kont firmowych), adres siedziby/korespondencyjny. Cel: zawarcie i wykonanie umowy (art. 6 ust. 1 lit. b RODO).

2. Dane techniczne i logi: adres IP, identyfikatory sesji, informacje o przeglądarce i urządzeniu, logi aktywności w Platformie, dane o błędach. Cel: zapewnienie bezpieczeństwa, diagnozowanie błędów, dochodzenie roszczeń (art. 6 ust. 1 lit. f RODO — uzasadniony interes Administratora).

3. Dane do obsługi korespondencji i wsparcia: imię, adres e-⁠mail, treść zapytania. Cel: obsługa zapytań, reklamacji (art. 6 ust. 1 lit. b i f RODO).

4. Dane marketingowe: adres e-⁠mail, imię. Cel: przesyłanie informacji handlowych o Platformie i usługach Administy — wyłącznie po wyrażeniu zgody przez osobę, której dane dotyczą (art. 6 ust. 1 lit. a RODO). Zgoda może być wycofana w dowolnym momencie.

5. Dane do rozliczeń i fakturowania: dane firmy, NIP, adres. Cel: wystawienie faktury, wykonanie obowiązków podatkowych (art. 6 ust. 1 lit. c RODO).

§ 4. Podstawy prawne przetwarzania

1. Administy przetwarza dane osobowe na następujących podstawach prawnych wynikających z art. 6 RODO:

a) art. 6 ust. 1 lit. a — zgoda osoby, której dane dotyczą (komunikacja marketingowa; pliki cookie analityczne i marketingowe);

b) art. 6 ust. 1 lit. b — niezbędność do wykonania umowy lub podjęcia działań przed jej zawarciem (rejestracja Konta, świadczenie Usług);

c) art. 6 ust. 1 lit. c — wypełnienie obowiązku prawnego (przepisy podatkowe, przepisy o rachunkowości, obowiązki wynikające z AML/CFT);

d) art. 6 ust. 1 lit. f — uzasadniony interes Administratora (bezpieczeństwo systemów, dochodzenie i obrona roszczeń, analiza funkcjonowania Platformy, referencje — z zachowaniem prawa do sprzeciwu).

§ 5. Okres przechowywania danych

1. Dane rejestracyjne i konto: przez czas trwania stosunku umownego, a po jego zakończeniu przez 5 lat (przedawnienie roszczeń cywilnych — art. 118 KC) lub 6 lat (ewentualne roszczenia z tytułu zobowiązań podatkowych).

2. Logi techniczne i bezpieczeństwa: 12 miesięcy.

3. Korespondencja i zgłoszenia: 3 lata od daty zgłoszenia.

4. Dane do fakturowania: 5 lat od końca roku podatkowego, w którym wystawiono fakturę (art. 70 §1 Ordynacji podatkowej).

5. Dane marketingowe: do czasu wycofania zgody przez osobę, której dane dotyczą.

6. Konta nieaktywne: procedura wskazana w Regulaminie § 13 ust. 3.

§ 6. Odbiorcy danych i podmioty przetwarzające

1. Dane osobowe przetwarzane przez Administy jako Administratora mogą być udostępniane:

a) OVH SAS (Francja, EOG) — dostawca infrastruktury hostingowej i baz danych; serwery zlokalizowane w EOG; przetwarzanie na podstawie umowy powierzenia zgodnej z art. 28 RODO;

b) DigitalOcean LLC — Spaces region Frankfurt fra1 (Niemcy, EOG) — dostawca object storage; wszystkie pliki (w tym faktury, załączniki, dokumenty) przechowywane w Niemczech w EOG; przetwarzanie na podstawie umowy powierzenia zgodnej z art. 28 RODO; pliki dostępne wyłącznie poprzez jednorazowe presigned URL z ograniczonym czasem ważności;

c) dostawcom usług IT i wsparcia technicznego działającym jako podmioty przetwarzające, wyłącznie na podstawie umów powierzenia i w zakresie niezbędnym do świadczenia tych usług;

d) organom państwowym i sądom — wyłącznie na podstawie obowiązujących przepisów prawa.

2. Administy nie przekazuje danych do krajów spoza EOG w ramach przetwarzania danych, w którym pełni rolę Administratora, z zastrzeżeniem ust. 3.

3. Transfer poza EOG możliwy jest wyłącznie w odniesieniu do Klientów, którzy aktywowali Moduł AI, i wyłącznie w zakresie opisanym w UPPDO § 8. Dotyczy wyłącznie danych powierzonych przez Klientów w roli Procesora, nie danych przetwarzanych przez Administy jako ADO.

§ 7. Pliki cookie i technologie śledzące

1. Platforma Administy dostępna pod domeną administy.pl korzysta wyłącznie z niezbędnych plików cookie służących do zarządzania sesją użytkownika. Pliki cookie sesji są niezbędne do prawidłowego działania Platformy i nie wymagają zgody.

2. Strona informacyjna administy.pl korzysta z Google Tag Manager (kontener GTM-TF54JNCD). Za pomocą GTM mogą być ładowane narzędzia analityczne i marketingowe.

3. Narzędzia i pliki cookie używane za pośrednictwem GTM:

a) Google Analytics 4 — pliki cookie analityczne — cel: analiza ruchu na stronie — okres retencji: 2 lata;

b) Facebook Pixel — pliki cookie marketingowe (_fbp, fr) — cel: pomiar skuteczności reklam i remarketing — okres retencji: 90 dni.

4. Do czasu uzupełnienia konfiguracji GTM i aktualizacji niniejszej Polityki, strona informacyjna administy.pl stosuje baner zgody na cookies umożliwiający użytkownikowi wybór kategorii cookie. Wyrażona zgoda może być w każdym czasie wycofana poprzez ustawienia przeglądarki lub panel preferencji cookie dostępny na stronie.

5. Szczegółowe informacje o plikach cookie i prawie do sprzeciwu/wycofania zgody zawarte są w Polityce Cookie dostępnej na www.administy.pl (link w stopce strony).

§ 8. Bezpieczeństwo danych

1. Administy stosuje odpowiednie środki techniczne i organizacyjne zapewniające bezpieczeństwo przetwarzanych danych, w tym:

a) szyfrowanie transmisji danych (TLS 1.2+) dla wszystkich połączeń z Platformą;

b) kontrolę dostępu opartą na rolach (RBAC) — dostęp wyłącznie dla upoważnionych pracowników;

c) dostęp do plików wyłącznie poprzez jednorazowe presigned URL z ograniczonym czasem ważności (3 minuty) — bezpośredni dostęp do pliku bez ważnego tokenu jest niemożliwy;

d) szyfrowanie danych w spoczynku w bazie danych;

e) regularne tworzenie kopii zapasowych;

f) rejestrowanie i monitorowanie dostępu (audit logs).

§ 9. Prawa osób, których dane dotyczą

1. Każdej osobie, której dane dotyczą, przysługują następujące prawa wynikające z RODO:

a) prawo dostępu do danych (art. 15 RODO) — prawo do uzyskania informacji o tym, czy i jakie dane są przetwarzane;

b) prawo do sprostowania danych (art. 16 RODO) — prawo do poprawy nieprawidłowych lub uzupełnienia niekompletnych danych;

c) prawo do usunięcia danych (art. 17 RODO, «prawo do bycia zapomnianym») — prawo do żądania usunięcia danych, gdy nie są już potrzebne lub przetwarzane bezprawnie;

d) prawo do ograniczenia przetwarzania (art. 18 RODO);

e) prawo do przenoszenia danych (art. 20 RODO) — prawo do otrzymania danych w ustrukturyzowanym, powszechnie używanym formacie i przesłania ich innemu administratorowi;

f) prawo do sprzeciwu (art. 21 RODO) — prawo do sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na uzasadnionym interesie Administratora;

g) prawo do wycofania zgody (art. 7 ust. 3 RODO) — w dowolnym momencie, bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania przed wycofaniem.

2. Wnioski dotyczące praw można składać: e-⁠mailem na adres hello@administy.pl lub pisemnie na adres siedziby Spółki. Administy odpowie na wniosek w terminie 30 dni (z możliwością przedłużenia o 60 dni w przypadku złożoności wniosku, o czym poinformuje wnioskodawcę).

3. Każda osoba, której dane dotyczą, ma prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego — Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (UODO), ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa, www.uodo.gov.pl.

§ 10. Zmiany Polityki Prywatności

1. Administy zastrzega sobie prawo do zmiany niniejszej Polityki Prywatności w związku ze zmianami przepisów prawa, zmieniającymi się praktykami przetwarzania lub rozwojem Platformy.

2. O istotnych zmianach Polityki Administy informuje zarejestrowanych użytkowników drogą elektroniczną (e-⁠mail) z co najmniej 14-dniowym wyprzedzeniem.

3. Aktualna wersja Polityki zawsze dostępna jest na stronie www.administy.pl.